Etykieta korespondencji biznesowej

Korespondencja oficjalna to bardzo szczególny gatunek, który musisz opanować, jeśli masz zamiar wspinać się po szczeblach kariery. Dobre umiejętności pisania biznesowego będą Ci wiernie służyć: pomogą Ci komunikować się z podwładnymi, szefami i partnerami, a także podkreślą Twoje wykształcenie i poglądy. Styl komunikacji powinien być powściągliwy, skupiony, nie odbiegający od zadanego tematu.

Cechy komunikacji biznesowej

Wszelka komunikacja: zarówno osobista, jak i pisemna - to interakcja z ludźmi w celu wymiany informacji, zaimponowania, negocjacji. Nic ludzkiego nie jest nam obce, czasem dajemy upust emocjom, ale w sferze biznesowej nie powinno być miejsca na gwałtowną manifestację naszych uczuć, cech charakteru i temperamentu.

Nie sposób wyobrazić sobie prezydentów różnych krajów śpiewających piosenki, głośno śmiejących się lub wyrażających osobistą niechęć na międzynarodowym spotkaniu. Po to jest etykieta, aby nasze życie było jak najbardziej wygodne i uporządkowane.

Ważną cechą komunikacji biznesowej jest to, że nie można jej przerwać w połowie zdania. Na każdy otrzymany list musisz napisać odpowiedź, nawet jeśli nie chcesz. Jeśli odebrałeś telefon, a nie zdążyłeś odebrać telefonu, musisz oddzwonić. Oczywiście komunikacja z niektórymi ludźmi może być nieprzyjemna. Dlatego odporność na stres jest na liście obowiązkowych cech menedżera.

Spotkanie biznesowe, rozmowa telefoniczna czy korespondencja biznesowa przez e-mail z pewnością ma jakiś cel. W rezultacie strony muszą dojść do wniosków, przedyskutować projekt, uzgodnić partnerstwo strategiczne i tak dalej.

Zasady poczty e-mail

W mowie pisanej jest być może nawet więcej ograniczeń i konwencji niż w mowie ustnej. Komunikując się bezpośrednio z rozmówcą, na osobistym spotkaniu możemy położyć akcent intonacyjny na konkretny fakt, wyjaśnić coś, jeśli rozmówca nas nie rozumie. Jeśli popełnimy błąd w mowie, możemy go natychmiast poprawić. Ale w liście serwisowym musimy wyrazić się tak jasno i wyraźnie, jak to możliwe, aby słowa nie sugerowały podwójnej interpretacji.

Mówili: „Papier wytrzyma wszystko”, sugerując, że można napisać nawet niewiarygodne fakty. Jesteśmy zdania, że musisz jak najuczciwiej prowadzić korespondencję biznesową. Nawiasem mówiąc, teraz wysyła się coraz mniej listów papierowych. W zasadzie są to przekazane umowy i inne dokumenty. W tym przypadku papiery firmowe są wykorzystywane jako dowód wysokiego statusu organizacji.

Współcześnie w większości przypadków korespondencja biznesowa odbywa się w przestrzeni wirtualnej i ma ona swoje własne cechy. Kiedy dialog dopiero się zaczyna, zwyczajowo pisze się powitanie zgodnie z etykietą, na przykład: „Cześć, drogi Olegu Siergiejewiczu! ". A przy kolejnym apelu w ciągu dnia roboczego można pominąć powitanie.

Alfabetyzacja

Komunikacja pisemna, w tym e-mail, wymaga przestrzegania norm językowych i nienagannej umiejętności czytania i pisania. W końcu korespondencja ujawni twoje luki przed wykształconym rozmówcą. Dlatego radzimy sprawdzić, co zostało napisane za pomocą służb specjalnych, jeśli nie jesteś do końca pewien swojej wiedzy.

Wymieńmy ogólne zasady, jakich wymaga etyka komunikacji elektronicznej. Są dość proste, ale wielu niestety je zaniedbuje:

• początek każdego zdania pisany jest wielką literą;
• kropka jest umieszczona na końcu frazy, aby znaczenie przeczytanego tekstu było jasne;
• Pomocne jest użycie listy punktowanej lub numerowanej, aby uporządkować problem i zaproponować rozwiązania
• dla jasności dobrze jest korzystać z tabel, wykresów, diagramów;
• nie staraj się celowo wyglądać na inteligentnego, wykształconego rozmówcę, nie komplikuj prostych myśli nadmiernymi frazami imiesłowowymi i przysłówkowymi;
• im łatwiej wyrażasz swoje myśli, tym lepiej;
• choć w mowie potocznej kultura wymaga unikania żargonu, w środowisku biznesowym fachowy żargon i zapożyczenia z angielskiego są obecnie uważane za dobrą formę (ale nie przesadzaj! ).

Rodzaje listów biznesowych

Istnieją następujące rodzaje wiadomości:

• oferty promocyjne;
• święto Dziękczynienia;
• towarzyszący;
• Gwarancja;
• przypomnienia;
• ostrzeżenia;
• propozycje współpracy.

Ich struktura jest prawie taka sama. Jeśli chodzi o objętość, długi tekst źle wygląda w treści listu. Lepiej ułożyć go jako osobny plik i dołączyć jako załącznik. W takim przypadku w samym liście, po powitaniu, należy krótko wskazać, o czym mowa w załączonym pliku.

Struktura listu (początek)

Oprócz ogólnych zasad ważne jest, aby znać pewne szczegóły dotyczące pisania biznesowego. Podamy zasady, które będą odpowiednie w zdecydowanej większości przypadków.

Początek wiadomości e-mail nazywa się nagłówkiem. Zawiera logo organizacji. Warto mieć zawsze pod ręką (czyli na pulpicie komputera) szablon, w którym znajduje się to logo.

W przeciwieństwie do komunikacji offline, nowoczesne zasady nie zobowiązują do powitania adresata i możesz natychmiast, nazywając go po imieniu i patronimicznie, określić istotę sprawy. Jednak wielu nadal pisze na początku orędzia: „Dzień dobry! ", "Witaj! ", "Dobry wieczór! "Lub" Pozdrowienia ". I w tym również nie ma odstępstwa od normy.

Wymagania co do głównej treści listu sugerują, że to w nim tkwi sens korespondencji. Podział tekstu na akapity jest uważany za dobrą formę, oznakę uwagi dla rozmówcy. W każdym akapicie wymieniają jeden lub drugi aspekt tematu i ujawniają go. Oprócz identyfikacji problemu, zwyczajowo proponuje się sposoby jego rozwiązania. Że tak powiem, aby odsłonić pomysł na biznes w miniaturze.

Struktura pisma (wniosek)

W końcowej części wiadomości możesz wyrazić zarówno formalne, jak i bardziej osobiste uczucia. Ogólnie przyjęte sformułowanie to „Z poważaniem…”, „Z poważaniem…”! ".

W podpisie osobistym konieczne jest podanie nazwiska i imienia (a w niektórych kręgach także patronimika). Powinny też być numery telefonów, pod które można zadzwonić: komórkowy i miasto biurowe. Ostatnio modny stał się podpis elektroniczny z logo firmy.

Dodatkowy link do portalu elektronicznego organizacji służy jako dodatkowa reklama iw przyszłości może zwiększyć ruch na tej stronie.

Jak wysłać wiadomość biznesową?

Większość pracowników biurowych przechowuje w swojej skrzynce e-mail bardzo duże archiwum listów. Aby rozmówca nie pomylił się w długiej korespondencji, zaleca się wysłanie listu w formie odpowiedzi. Po naciśnięciu odpowiedniego pola na początku wiersza tematu, angielski skrót „Re…”. Jest to bardzo wygodne, ponieważ adresat natychmiast zapamięta przebieg korespondencji.

Możesz zapisać całą historię wirtualnej komunikacji z tym rozmówcą lub zostawić tylko ostatnie lub najważniejsze cytaty. Nowoczesna etykieta biznesowa wymaga odpowiednio szybkiej reakcji. W końcu znaczną część naszego dnia spędzamy przy komputerze w pracy. Ponadto pocztę można sprawdzać również z urządzeń mobilnych.

Jeśli martwisz się, czy list dotarł do adresata, skorzystaj z wygodnej funkcji „Powiadomienie o potwierdzeniu”, która jest dostępna na prawie wszystkich serwerach pocztowych. W ten sposób będzie dla Ciebie jasne, że list został przejrzany.

Jeśli wiadomość jest szczególnie ważna i pilna, można napisać smsa lub zadzwonić w celu przypomnienia o liście.

Nie trzeba dodawać, że szybka reakcja na e-maile jest świadectwem Twojej powagi i mobilności w radzeniu sobie z problemami biznesowymi.

Czy potrzebujemy znaczków?

Wśród ludzi kreatywnych używanie znaczków nie jest akceptowane, a ponadto jest wyśmiewane i potępiane. Ale w korespondencji biznesowej znaczki pomagają odzwierciedlić standardowe sytuacje.

Warto zaopatrzyć się w wirtualną skarbonkę stałych wyrażeń i fraz. Rzeczywiście, na tych frazesach budowane są ustrukturyzowana komunikacja, praca biurowa i rozwiązywanie problemów formalnych. Na przykład współczucie wyraża się zwrotem „Niestety, musimy ci powiedzieć…”. Poczucie wdzięczności znajduje odzwierciedlenie w tej formule obowiązku: „Dziękuję za nieoceniony wkład…”. I wreszcie radość: „Z dumą informujemy, że…”. A oto ostatnie zdanie: „Czekamy na dalszą owocną współpracę” wyraża nadzieję na dalsze kontakty biznesowe.

Rozmawialiśmy więc o etykiecie korespondencji biznesowej. Te zasady są potrzebne, aby komunikacja była jak najbardziej wygodna i owocna. Użyj ich, a zobaczysz, że twoje sprawy w służbie poszły dobrze!

Więcej informacji na temat zasad prowadzenia korespondencji biznesowej, w tym e-mailowej, znajdziesz w poniższym filmie.