Etapy komunikacji biznesowej

Komunikacja to proces interakcji ludzi ze sobą, który obejmuje wymianę, ocenę i zrozumienie informacji. W komunikacji biznesowej stosowane są pewne normy i zasady, które sprawiają, że interakcja partnerów jest jak najbardziej komfortowa. Uwzględnienie prawidłowej kolejności, polegającej na przestrzeganiu niezbędnych etapów komunikacji biznesowej, gwarantuje osiągnięcie pożądanego rezultatu, preferowanego dla obu partnerów.

Co to jest?

Komunikacja biznesowa to wieloetapowy proces polegający na tworzeniu i dalszej poprawie relacji między ludźmi związanych z określonymi potrzebami. Proces ten obejmuje przekazanie ważnych informacji, opracowanie koncepcji interakcji, percepcję i zrozumienie rozmówcy.

Cechy charakterystyczne

Komunikacja biznesowa posiada szereg cech, których znajomość pomoże zrozumieć istotę tego typu interakcji:

• Wartość reputacji. W biznesie twarzą przedsiębiorstwa jest jego reputacja, która jest fundamentem, na którym budowany jest sukces firmy w przyszłości. Z tego powodu komunikacja biznesowa ma na celu jej utrzymanie i ochronę.
• Przejrzystość i precyzja. Jasne i jasne określenie celów zapewnia efektywny rozwój zawodowy, przyczyniając się do szybkiej samoorganizacji i kształtowania odpowiedzialności.
• Wspólne działania korzystne dla obu stron. W interakcji biznesowej nie można dbać o dobro tylko jednej strony. Jedność partnerów i wzajemnie korzystna pozycja zapewnia obu stronom sukces i niezwykłe wyniki.

Gradacja

Wynik komunikacji biznesowej zależy od tego, jak starannie zorganizowany jest proces. W strukturze komunikacji biznesowej można wyróżnić pewne etapy. Znajomość głównych punktów takiej komunikacji i norm zachowania odpowiadających każdemu etapowi pomoże osiągnąć upragniony cel.

Etap przygotowawczy

Ten etap obejmuje bezpośrednią organizację spotkania. W pierwszym etapie konieczne jest sporządzenie planu z konkretnymi pytaniami i kilkoma opcjami rozwiązania problemu. Konieczna jest analiza punktu widzenia partnera negocjacyjnego i wybór najkorzystniejszej strategii relacji; zaleca się przewidywanie wyniku rozmowy. Etap przygotowawczy zamykają momenty organizacyjne: wyznaczenie miejsca i czasu spotkania.

Zrozumienie rozmówcy

Portret psychologiczny rozmówcy, który rozwija się w twoich oczach, zależy od pewnych okoliczności, czasu trwania znajomości, informacji o osobie otrzymanej od innych pracowników. Podkreślane są werbalne i niewerbalne akty zachowań, które umożliwiają skomponowanie portretu psychologicznego rozmówcy:

• sposób mówienia (treść, konsekwencja, czas trwania, ekspresja i cechy mowy);
• gesty i mimika;
• konkretne działania (ruchy i postawy osoby, odległość między rozmówcami, dotyk);
• ruchy ciała (dotykanie, klepanie, głaskanie).

Ważną funkcję w tworzeniu portretu psychologicznego pełni badanie wyglądu rozmówcy. Są to upodobania ubioru, czystość, schludność i nieskazitelność wyglądu, przestrzeganie trendów mody lub ich lekceważenie, kopiowanie ubrań, które noszą inne osoby.

Przy określaniu profilu psychologicznego pracownika należy skoncentrować się na jego osobowości:

• charakter (zainteresowania, zasady, plany, preferencje);
• zachowanie (kompetencje, umiejętności życiowe, doświadczenie zawodowe);
• duchowa strona osobowości (unikalne cechy procesów i właściwości sfery intelektualnej, poznawczej i emocjonalnej);
• aspekty społeczne i psychologiczne (status, rola społeczna, styl życia i specyfika pracy);
• właściwości biopsychiczne (temperament, płeć i wiek rozmówcy, stan zdrowia);
• tworzenie kontaktu.

Wynik negocjacji biznesowych w dużej mierze zależy od powodzenia nawiązania kontaktu między uczestnikami. Schłodzenie w tej fazie może zagrozić zdolnościom lub produktywności spotkania.

Aby nawiązać komunikację biznesową, konieczne jest stworzenie atmosfery sprzyjającej prowadzeniu poważnej rozmowy, która polega na okazaniu partnerowi swojej życzliwości i zainteresowania. Ułatwi to miękki uśmiech, uprzejme powitanie i pauza, która daje rozmówcy możliwość włączenia się do rozmowy i wzięcia w niej bezpośredniego udziału.

Standardowa rozmowa rozpoczyna się od realizacji następujących czynności: ujawnienie celów, przedstawienie partnerów zarówno z jednej, jak i drugiej strony, nagłośnienie tematu, przedstawienie prowadzącego rozmowę, ogłoszenie procedury badania zagadnienia.

Analiza sytuacji

Ten etap jest wymagany do ustalenia odpowiedniego planu negocjacji i zwiększenia zainteresowania interakcją ze strony partnera. Procedurę tę może ułatwić żart odpowiedni dla miejsca i czasu.

Powinieneś także zdecydować, jakie role będą odgrywać strony w trakcie komunikacji biznesowej. Proces przyspiesza naśladowanie partnera, odzwierciedlanie jego postawy, plastyczności, tonu głosu, gestów. Po pewnym czasie (5-10 minut) możliwe jest przejście do ogłoszenia warunków. Wymaga to równych pozycji. Możesz przenieść się na inną pozycję, czego wyrazem jest komunikacja niewerbalna.

Rozpatrzenie problemu

W tej fazie należy położyć nacisk na podobieństwa, a nie różnice. Dzięki temu negocjacje pomogą uzyskać pożądany rezultat. W przypadku nierozwiązywalnego sporu zaleca się przejście na neutralną pozycję, która nie oznacza ustalenia własnej oceny.

Niezbędne jest wskazanie kryteriów najkorzystniejszej decyzji, implikując pełne stwierdzenie tego, jaka powinna być. Rozważając problem, niektóre punkty są podkreślane.

Broniąc swoich poglądów

Pamiętaj, że potrzebujesz mocnego etui. W takim przypadku należy przestrzegać pewnych zasad:

• Wyrażanie myśli powinno odbywać się za pomocą prostych, zrozumiałych, dokładnych i przekonujących fraz.
• Odpowiednie będzie dostosowanie argumentów do osobowości partnera.
• Wskazane jest, aby przedstawić swoje dowody jasno i wyraźnie.
• Mówiąc o problemie, musisz być stanowczy: nie możesz się poddać, jeśli jesteś pewny swojej opinii.
• Zawsze powinien być jeden istotny dowód w rezerwie na potwierdzenie tez (na wypadek, gdyby rozmówca zaczął wątpić w decyzję).
• Zaleca się posługiwanie się wiarygodnymi faktami, które pomogłyby rozmówcy w niezwłocznym podjęciu decyzji.
• Nie poddawaj się, dopóki partner w końcu nie potwierdzi swojej odmowy.
• Powinieneś użyć najbardziej przekonujących argumentów na rzecz swojego stanowiska, starając się wyrażać myśli w taki sposób, aby w pełni zainteresowały rozmówcę.

Wiara w prawidłowy osąd

Podczas interakcji zawsze trudno jest uniknąć różnych dyskusji. Głównym zadaniem, z jakim należy się w takiej sytuacji uporać, jest udowodnienie partnerowi racji (poprzez wyeliminowanie wątpliwości, ustalenie motywów oporu, reakcji obronnej, zastanowienie się nad taktyką). Jednocześnie należy unikać kategorycznych osądów, w przeciwnym razie wszystko okaże się odwrotnym skutkiem.

Ważną zasadą perswazji jest zrozumienie rozmówcy, sugerowanie spojrzenia na problem jego oczami. Na tej podstawie łatwiej będzie znaleźć wspólną płaszczyznę.

Znalezienie rozwiązania korzystnego dla obu stron

Jeśli dojdziesz do porozumienia, dalsza interakcja nie spowoduje poważnych trudności. Następnie musisz znaleźć ogólną korzyść. Partner powinien mieć możliwość przejęcia inicjatywy.

Jego udział w osiągnięciu zamierzonego celu powinien być monitorowany. Jeśli Twoja własna decyzja jest znacznie silniejsza niż rozmówcy, to powinieneś dokładnie rozważyć jego propozycję i wyjaśnić, dlaczego pomysł musi zostać sfinalizowany, na jakiej podstawie bardziej opłaca się zająć inne stanowisko.

Podejmowanie stałej decyzji

Sformułowane kryteria należy wdrożyć w ostatecznej wersji. Następnie musisz zawrzeć umowę. Zaleca się bardziej szczegółowe opisanie zobowiązań przyjętych przez każdą ze stron. Po podjęciu decyzji wdzięczność wyrażona rozmówcy będzie odpowiednia.

Opuszczanie kontaktu

Ostatni etap komunikacji biznesowej odgrywa bardzo ważną rolę, dlatego należy mu poświęcić taką samą uwagę jak wszystkie poprzednie. Ostateczna opinia wpływa na ogólny wizerunek rozmówcy oraz partnerstw, które są obecnie utrzymywane i planowane w przyszłości. Dobra wola, szacunek i takt powinny być kontynuowane.

Zasady i przydatne wskazówki

Komunikacja biznesowa będzie korzystna i zapewni dobre wyniki podczas korzystania następujące zasady i zalecenia:

• Napoje (herbata, kawa) oferowane są według uznania właściciela lub podczas przedłużających się negocjacji.
• Nie możesz wykonywać połączeń telefonicznych podczas negocjacji biznesowych. Lepiej na ten czas wyłączyć telefon. Konieczne jest okazanie szacunku partnerowi i ogólna procedura biznesowa.
• Wychodzenie z lokalu w trakcie negocjacji jest zabronione. Wyjątkowym przypadkiem jest potrzeba pomocy medycznej.
• Zachęca się do prowadzenia dokumentacji pracy, ponieważ podkreśla zainteresowanie i uważność partnera.
• Oznaką dobrych obyczajów jest niezadawanie pytań związanych z tajemnicą handlową partnera. Pomaga uniknąć niezręczności i niewygodnej pozycji.

Nie powinieneś myśleć o złych doświadczeniach biznesowych i wyrażać je. W przeciwnym razie reputacja firmy może zostać poważnie uszkodzona.

Wszystko o ważnych umiejętnościach komunikacji biznesowej, zobacz następny film.