Komunikacja biznesowa: zasady i cechy

Kategoria Etykieta

Zadowolony

Definicja
Specyficzność
- Jakie jest główne zadanie?
- Cechy narodowe
Normy i praktyki etyczne
Rodzaje i formy
Jak osiągnąć pewien poziom pewności siebie?
Zapobieganie stresowi
Czynniki poprawy efektywności
Notatka na każdy dzień: kluczowe przesłania

Komunikacja biznesowa to proces komunikacyjny w różnych obszarach biznesowych, w wyniku którego między jego uczestnikami przekazywane są informacje, działania i doświadczenia w celu znalezienia rozwiązań określonych problemów i osiągnięcia niezbędnych rezultatów.

Definicja

Komunikacja biznesowa, w przeciwieństwie do komunikacji codziennej, charakteryzuje się właśnie postawionymi zadaniami i poszukiwaniem ich rozwiązania. Ta koncepcja ma specyficzne cechy i cechy.

Komunikacja biznesowa nie jest oddzielnym procesem, ale częścią wspólnej interakcji między ludźmi. W ten sposób organizuje tę właśnie działalność.
O treści rozmowy decyduje temat komunikacji. Podmioty mogą tworzyć pewnego rodzaju usługi (na przykład reklamowe lub ekonomiczne); omówić ważny problem (polityczny, naukowy i inny); produkować ten lub inny produkt, rozwijać projekty, sporządzać plany przyszłej pracy, dzielić się doświadczeniami.
W komunikacji biznesowej podmioty (podwładni i szefowie) wpływają na siebie różnymi rodzajami (perswazja, sugestia i inne).
Komunikacja ta opiera się na zbiorze wiedzy i umiejętności jej uczestników. W trakcie rozmowy następuje nie tylko przyswajanie, ale także rozwijanie tej wiedzy. Zatem to dzięki interakcji biznesowej wzrastają kompetencje zawodowe każdego pracownika.
Interakcja biznesowa jest determinowana normami moralnymi, tradycjami biznesowymi instytucji, ramami statusu i kodeksem.

Kodeks w tej dziedzinie to reguły, które zawierają kilka zasad.

Spółdzielczość, czyli wniesienie niezbędnego wkładu każdego pracownika.
Wystarczalność informacji. Nie musisz milczeć, ale nie powinieneś też przeciągać monologu.
Jakość informacji, która implikuje uczciwość.
Celowość. Najważniejsze jest trzymanie się określonego kierunku rozmowy, bez odchodzenia od niego.
Przekonywanie argumentów.
Uprzejmość. Brak pogardliwego tonu i sarkastycznych uwag pod adresem innych pracowników.
Umiejętność słuchania i rozumienia myśli rozmówcy z uwzględnieniem jego indywidualnych cech. Jest to konieczne, aby zapobiec możliwej sytuacji konfliktowej.
Umiejętność jasnego i zwięzłego wyrażania myśli. Każdy uczestnik komunikacji biznesowej musi wypracować poprawną mowę, która pomoże poprawnie umieścić akcenty za pomocą intonacji.
Zdolność do przyjmowania krytyki i usuwania braków w pracy.

Aby osiągnąć lepszy wynik, ważne jest prawidłowe ustalenie rodzaju komunikacji. Normy te muszą być uzgodnione między wszystkimi podmiotami w celu ich późniejszego przestrzegania.

Specyficzność

Jakie jest główne zadanie?

Komunikacja biznesowa istnieje w celu organizowania owocnych relacji między pracownikami i zarządzania tą wspólną działalnością.

Ten rodzaj komunikacji ma spełniać trzy funkcje:

komunikatywny, co oznacza, że uczestnicy rozmowy wymieniają między sobą informacje;
interaktywne, gdzie oprócz wymiany informacji odbywa się również wymiana działań;
percepcyjny, w którym uczestnicy poznają się i dochodzą do porozumienia.

Proces komunikacji biznesowej opiera się na zasadach, które są podstawą udanej współpracy.

Zasada interpersonalna. Pomimo tego, że komunikacja w sferze biznesowej ma na celu przede wszystkim rozwiązanie pewnych problemów, w taki czy inny sposób jest to kontakt międzyludzki. Osobiste cechy każdego pracownika, stosunek pracowników do siebie są nierozerwalnie związane z ich wspólnymi działaniami.
Zasada celowości. Komunikacja biznesowa ma zawsze ostateczny cel. Ale wraz z otwartym celem (znalezienie rozwiązania problemu) mogą istnieć osobiste cele dla każdego uczestnika rozmowy. Np. pracownik czyta raport na dany temat, ale chce też „popisać się inteligencją i elokwencją” przed współpracownikami.
Zasada ciągłości. Kontakty biznesowe w toku wspólnych działań odbywają się w sposób ciągły. Informacje od jednego pracownika do drugiego są przekazywane nawet pozawerbalnie, wszelkie elementy behawioralne są istotne. Nawet cisza mówi głośno. Ważne jest, aby monitorować reakcje uczestników rozmowy w celu odczytania zarówno jawnych, jak i ukrytych wiadomości.
Zasada wielowymiarowości. W komunikacji biznesowej odbywa się nie tylko wymiana informacji, ale także regulacja relacji. Reakcje emocjonalne na rozmówcę mogą być zarówno pozytywne, jak i negatywne.

Jeśli ktoś mimochodem powie „miło cię widzieć”, nie patrząc rozmówcy w oczy, a na twarzy wyrazi się tylko bezstronność, to ten gest można uznać tylko za przestrzeganie zasady etykiety biznesowej, nie więcej.

Istnieją zasady, które mają charakter moralny i są integralną częścią komunikacji biznesowej.

Zasada przyzwoitości. Każda osoba musi działać zgodnie ze swoim przekonaniem, w przeciwnym razie będzie to wyglądać nieszczerze. W sferze biznesowej ważne jest dotrzymywanie obietnic, pomaganie współpracownikom bez pozostawiania ich w trudnej sytuacji.
Zasada odpowiedzialności. Każdy pracownik powinien być świadomy przydzielonych mu obowiązków i umieć sobie z nimi poradzić, nie zawodząc ani kierownika, ani współpracowników, ani całej organizacji.
Zasada sprawiedliwości. Jest to szczególnie ważne dla lidera. Nie można być uprzedzonym do jakichkolwiek pracowników i na tej podstawie wyrobić sobie opinię o ich pracy. Taka ocena jest a priori stronnicza. Ważne jest, aby słuchać i akceptować każdą inną pozycję. To przede wszystkim szacunek dla wszystkich partnerów biznesowych.

Cechy narodowe

Każdy kraj ma swoje własne cechy etykiety, które zależą od mentalności ludzi. Oczywiście istnieją normy, które są uniwersalne dla wszystkich krajów, na przykład uścisk dłoni na spotkaniu biznesowym i podczas udanych negocjacji. Ale odwoływanie się do nieznanych ludzi lub do przywódcy z imienia i patronimii jest charakterystyczne tylko dla Rosji”. Rosjanie mają specyficzne cechy etykiety biznesowej.

W Rosji docenia się punktualność, dlatego opóźnienie jednego z partnerów w negocjacjach, nawet o pięć minut, może zakłócić planowaną transakcję. W końcu spóźnienie jest uważane za brak szacunku, zwłaszcza jeśli chodzi o biznes. Ta zasada jest wyraźnie widoczna w części frazeologicznej „czas to pieniądz”, która mówi o tym, jak rosyjscy biznesmeni cenią każdą minutę.
Etykieta biznesowa obejmuje odzież. W poważnej firmie obowiązują wysokie wymagania dotyczące wyglądu: musi być surowy (niedopuszczalne są krótkie spódniczki lub sukienki, a także buty na wysokim obcasie).

Tym różni się rosyjska etykieta biznesowa np. od amerykańskiej, gdzie pracownik może połączyć formalny garnitur z trampkami. W Rosji żadne inne obuwie, z wyjątkiem butów, nie jest niedopuszczalne w pracy. A buty muszą być wypolerowane w tym samym czasie.

Relacje biznesowe w Rosji są niemożliwe bez przestrzeganie zasad etykiety mowy. Dotyczy to zwłaszcza umiejętności słuchania. Powinieneś wysłuchać przeciwnika, a dopiero potem wyrazić siebie. Czytając nawet najnudniejszy raport, jeden z pracowników musi koniecznie udawać zainteresowanie, w przeciwnym razie nieuwaga zostanie odebrana przez innych jako brak szacunku dla współpracownika.

W rosyjskiej sferze biznesowej traktują bardzo poważnie zachowanie tajemnic handlowych. Jeśli któryś z pracowników „wycieknie” tego czy innego sekretu swojej organizacji, jego reputacja zostanie nieodwracalnie uszkodzona. Ujawnianie tajemnic grozi zwolnieniem.

Jeśli w Rosji zbliżają się negocjacje biznesowe z ważną delegacją, wszyscy pracownicy dokładnie przygotowują się na jej przybycie. Spotkanie biznesowe kończy stół bufetowy, co świadczy o gościnności Rosjan. A szerokość odbioru zależy bezpośrednio od wagi gości.

Podporządkowanie Jest ważną zasadą etykiety biznesowej w Rosji. Istnieje ścisła granica między szefem a podwładnym, która nie toleruje żadnej zażyłości. Menedżer nie powinien żartować ze swoich pracowników, podobnie jak pracownicy powinni traktować szefa z szacunkiem.

Kobiety i mężczyźni pracują na równi w biznesie, żadna płeć nie ma żadnych przywilejów. To samo dotyczy różnic wiekowych. Zdarza się, że lider jest młodszy od niektórych jego podwładnych, ale to nie znaczy, że powinni zachowywać się wobec niego lekceważąco i lekceważąco.

Takie są zasady relacji biznesowych w Rosji. Jeśli chodzi o inne kraje, mają one osobliwe i ciekawe cechy etykiety, które różnią się od tych, do których przyzwyczajeni są Rosjanie.

W Ameryce, na przykład komunikacja biznesowa jest bardziej płynna. Podczas spotkań pracownicy mogą rozmawiać na abstrakcyjne tematy niezwiązane z pracą, dzwoniąc do siebie tylko po imieniu. Świętowanie udanej transakcji może zamienić się w wycieczkę na łono natury lub do kurortu.
Brytyjczycy nie przygotowują się zbyt gruntownie do zbliżających się negocjacji biznesowych, bo wierzą, że tylko w rozmowie na żywo można znaleźć właściwe rozwiązanie. Ci ludzie są powściągliwi w swoim zachowaniu, jednocześnie pielęgnując swoje tytuły i tytuły. Brytyjczycy nie dają sobie prezentów po negocjacjach biznesowych, ale nie odmówią wspólnej wycieczki do restauracji.
W Niemczech relacje biznesowe podlegają ścisłym kanonom. Niedopuszczalne jest zwracanie się do przeciwników „do siebie”, a także spóźnianie się. Jeśli chodzi o wygląd, oprócz garnituru z krawatem, wykluczona jest inna forma ubioru dla mężczyzn. W takim przypadku nie można nawet odpiąć guzika na kołnierzyku koszuli. Niemcy skrupulatnie przygotowują się do negocjacji biznesowych. Uwielbiają planować każdy punkt rozmowy, koncentrując się na dokumentacji. Umowa wyraźnie zawiera klauzule o naruszeniu określonych obowiązków, a także o karach grzywny.

Zaproszenie do odwiedzenia od niemieckiego pracownika świadczy o jego bezgranicznym szacunku. W takim przypadku nie można zapomnieć o zakupie prezentu dla rodziny (na przykład dla żony i dziecka), to tradycja w Niemczech.

We Francji nie ma specjalnej mody na punktualność. Oczywiście nikt nie lubi się spóźniać, ale Francuzi są wobec nich bardziej lojalni. Jednocześnie ważne jest, kto według oficjalnego statusu jest spóźnionym pracownikiem. Jeśli jest to osoba wyższa, to jej niepunktualność nie będzie postrzegana jako osobista zniewaga lub brak szacunku. W negocjacjach biznesowych Francuzi cenią sobie piękny sposób wypowiedzi i ciekawą prezentację myśli. Co do prezentów - nie są zabronione. Ale wskazane jest przekazanie czegoś intelektualnego, na przykład wydanie książki.

Włosi wystarczająco temperamentny i używany do otwartego wyrażania swoich uczuć. Dlatego podczas spotkań z pracownikami aktywny, a nawet długi uścisk dłoni nie jest uważany za naruszenie etykiety biznesowej. Powściągliwość w negocjacjach jest nietypowa dla Włochów. Wyróżniają się głośną mową i aktywną gestykulacją. Ale wymagania dotyczące wyglądu są surowe - ubrania powinny być eleganckie i to nie tylko na spotkaniu biznesowym, ale także w życiu codziennym.

Hiszpanie nie myśl o spóźnieniu w złym guście. Od dawna mają spotkania biznesowe, czasem nawet rozmowa może pójść w innym kierunku. Pracownicy często zapraszają się nawzajem do odwiedzin. Prezenty są dopuszczalne.

Relacje biznesowe w Chinach opierają się na ścisłym przestrzeganiu zasad punktualności. Podczas spotkania partnerzy kłaniają się sobie lub podają sobie ręce. Prezenty na spotkaniu nie tylko nie są zakazane, ale są również uważane za normę. W tym przypadku prezentacji prezentacji towarzyszy oryginalny rytuał - najpierw pracownik musi odmówić prezentu, ale jeśli kolega nalega, nadal go przyjmij. Co do samych negocjacji, to przebiegają one w przyjaznej atmosferze, ale mogą trwać długo.

Podczas spotkania w Japonii pracownicy kłaniają się sobie nisko (rzadziej uścisk dłoni). Nie możesz dotykać partnerów biznesowych po ramieniu ani nazywać ich po imieniu podczas spotkania. Punktualność to w Japonii niezachwiana zasada. Negocjacje przebiegają z umiarem i „do rzeczy”. Japończycy są skąpi w emocjach, ale są bardzo skrupulatni przy zawieraniu umów, więc zawsze zadają dużo pytań.

Dotyczący Indie, wtedy spotykając mężczyznę zwyczajowo podaje się mu rękę, a kobiecie kłania się z założonymi rękami na piersi”. Spóźnianie się na spotkania biznesowe jest uważane za złą formę, więc pod tym względem Hindusi zawsze są punktualni. Samo spotkanie zawsze odbywa się w przyjaznej atmosferze. Zaproszenia do odwiedzenia są powszechne w Indiach i są traktowane jako oznaka szacunku.

W Turcji dużą wagę przywiązuje się do wyglądu partnerów biznesowych. W negocjacjach nie wyklucza się ofert, dlatego początkowo ceny z wymaganiami mogą być zawyżone. Zapraszając Turków do odwiedzin przestrzega się również zasad, np. buty należy zdjąć przed wejściem do domu. Lepiej podarować coś ze słodyczy lub kwiatów w prezencie.

Dotyczący kraje wschodnie, na spotkania biznesowe nie ma zwyczaju spóźniać się. Same negocjacje są ożywione i intensywne, kilka tematów może być widocznych na raz, ważne jest, aby śledzić rozwój myśli partnerów. Ciekawą cechą jest to, że odrzucenie w komunikacji biznesowej jest uważane za postawę lekceważącą. Dawanie prezentu muzułmanom nie jest zabronione - lepiej, aby był to jakiś srebrny produkt, oryginalny długopis lub zestaw porcelanowych naczyń.

Latynosi cenią sobie punktualność i surowy wygląd (garnitur i krawat). Na spotkaniu ograniczają się do uścisku dłoni, ale na kolejnym spotkaniu można przytulić partnera biznesowego, a nawet pocałować w policzek. Latynosi uwielbiają prezenty, zwłaszcza w ładnym opakowaniu.

Znajomość tych zasad jest niezbędna, ponieważ pomoże w budowaniu międzynarodowych relacji biznesowych. Każdy z pracowników musi szanować różne formy komunikacji, które są akceptowane w kulturze danego kraju.

Normy i praktyki etyczne

Sztuka komunikacji biznesowej podlega normom etycznym. Muszą ich przestrzegać zarówno szef organizacji, jak i podwładni.

Dla szefa

Są one następujące.

Ważne, aby organizacja mogła pochwalić się zgranym zespołem, co osiąga się dzięki sumienności lidera. Musi stwarzać pracownikom komfortowe warunki i każdego z nich traktować z szacunkiem.
Ważne jest, aby na czas pomagać pracownikom w realizacji niektórych zadań. Jeśli zadanie jest wykonywane w złej wierze, nie należy od razu krytykować podwładnego, skupiając się na jego niedociągnięciach. Być może pracownik nie do końca zrozumiał istotę zamówienia. Powinieneś zrozumieć powody.
W przypadku niezrealizowania zlecenia kierownik musi skierować odpowiednią uwagę do pracownika, jest to zgodne z etycznymi standardami komunikacji biznesowej. Jednocześnie lepiej, aby szef wypowiadał się w cztery oczy, aby godność pracownika nie została publicznie naruszona.

W trakcie krytykowania nie wolno „podejść do siebie”, w przeciwnym razie istnieje ryzyko urazy podwładnego i wywołania konfliktu. Podczas krytykowania lepiej zastosować metodę „kanapkową”, która polega na tym, że najpierw wypowiada się komplement, potem uwagę, a potem znowu komplement.

Ważne jest, aby menedżer był uczciwy - zachęcać i nagradzać pracownika za wszelkie zasługi, nie tylko finansowe, ale także moralne (na przykład publicznie chwalić lub dawać przykład innym).

Aby uniknąć barier komunikacyjnych, musisz ufać swojemu zespołowi i ważne jest, aby zespół ufał liderowi. Dlatego wszelkie manipulacje i inne nieuczciwe formy wpływu na osobę powinny być wykluczone z interakcji biznesowych.

Szef musi mieć możliwość sytuacyjnego wyboru formy zlecenia. Na przykład rozkazy powinny być używane w sytuacjach ekstremalnych, a także w przypadku jednego lub drugiego pozbawionego skrupułów pracownika.

Żądania są bardziej zaufanymi formularzami administracyjnymi. Tutaj pracownik ma prawo wyrazić swoją opinię na temat zadania. Rozkaz może brzmieć w formie pytania, co z kolei skłoni jednego z podwładnych do podjęcia tego rozkazu.

Czasami menedżer szuka wolontariusza, który zleci mu zadanie. Warto tutaj zapytać, kto chce przejąć ten biznes. Jeżeli żaden z pracowników nie przejmie inicjatywy, to forma zamówienia zmienia się np. na prośbę lub zamówienie.

Dla podwładnych

Wyróżnia się następujące normy.

W wyrażaniu opinii przed menedżerem ważny jest takt i uprzejmość. Rozkaz i narzucenie jego pozycji jest wykluczone.
Lider musi być świadomy wszystkich radosnych lub nieprzyjemnych zdarzeń zbiorowych, dlatego podwładni powinni go o nich informować.
Nikt nie lubi pochlebców, więc ciągłe wyrażanie zgody na szefa kuchni można uznać za błędnie, a relacje z nim będą się tylko pogarszać. Jednocześnie nie należy popadać w skrajności i być zbyt kategorycznym. Wieczne odmowy nie zagwarantują dobrej reputacji.
Jeśli podwładny potrzebuje pomocy i rady ze strony kierownictwa, to musisz wystąpić o nią bezpośrednio do swojego szefa, a nie do przełożonego. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że Twój menedżer stanie się niekompetentny, co negatywnie wpłynie na jego autorytet.
Jeśli kierownik powierza odpowiedzialne zadanie jednemu ze swoich podwładnych, pracownik musi omówić przyznaną mu „swobodę działania” i jakie w tym przypadku ma uprawnienia.

Technologia etycznej komunikacji między kolegami

Musisz wiedzieć, co następuje.

Ważne jest, aby być przyjaznym dla wszystkich członków organizacji. Mimo konkurencji pracownicy to jeden wspólny zespół.
W relacjach biznesowych nietaktowne pytania osobiste są niedopuszczalne. Jeśli pracownik ma problemy, sam może poprosić o radę, nie możesz mu narzucić swojej opinii.
Kiedy masz do czynienia ze współpracownikami, nie udawaj kogoś, kim nie jesteś. Jeśli rozmowa przekształciła się w kanał, w którym którykolwiek z pracowników jest niekompetentny, nie ma sensu próbować błyszczeć swoim umysłem, istnieje ryzyko postawienia się w złym świetle.
Do współpracowników należy się zwracać po imieniu lub imieniu i patronimie (w zależności od wieku i stopnia zażyłości z danym pracownikiem).
W kontaktach z pracownikami w biznesie wykluczone są wszelkie uprzedzenia i uprzedzenia. Dlatego nie powinieneś słuchać plotek o współpracownikach, a ponadto nie powinieneś sam ich rozpowszechniać.
Możesz wyrazić współczucie dla konkretnego pracownika za pomocą komunikacji niewerbalnej - spojrzenie, gest. Wystarczy tylko się do niego uśmiechnąć, nie odwracając wzroku.

Wykorzystywanie pracownika jako środka do osiągnięcia samolubnego celu jest nieetyczne. Podobnie nie można „zastąpić” pracownika w celu uzyskania świadczenia. Jak wiecie, „kopanie dziury dla drugiego” to zawsze zła decyzja.

Jeśli przywódca wyznaczył zadanie grupowe, należy oddzielić własne obowiązki od obowiązków kolegi, aby się nie nakładały. Jeśli trudno to zrobić samemu, możesz poprosić o pomoc swojego szefa.

Powinieneś być świadomy swojej odpowiedzialności za wykonanie wspólnego zadania, a w przypadku niepowodzenia nie obwiniać kolegów.

Rodzaje i formy

Komunikacja biznesowa dzieli się na kilka typów, między którymi istnieje korelacja.

Werbalny, tj. interakcja językowa. Komunikacja odbywa się za pomocą mowy, wyrażeń schematycznych, stabilnych konstrukcji, zwrotów frazeologicznych nieodłącznie związanych ze sferą biznesową.
Niewerbalne, tj. interakcja pozajęzykowa. Komunikacja odbywa się za pomocą gestów, postaw, widoków. Wskazówki niewerbalne przekazują uczucia i emocje.

Istnieje kilka rodzajów komunikacji biznesowej.

Rozmowa, gdy pracownicy wymieniają między sobą informacje i wyrażają opinie w określonej sprawie lub problemie. Zwykle rozmowa poprzedza lub jest częścią negocjacji. To najczęstsza forma interakcji. Lider może rozmawiać z podwładnymi i współpracownikami. Rozmowa nie zawsze wymaga formalnej oprawy.
Negocjacja. Przeprowadzane są w konkretnym celu zawarcia określonej transakcji, umowy lub porozumienia pomiędzy zainteresowanymi stronami (mogą to być zarówno partnerzy jak i konkurenci). Do negocjacji nie zawsze konieczne jest osobiste spotkanie, czasem można ograniczyć się do korespondencji lub rozmowy telefonicznej.
Spór. Przy takiej formie komunikacji ustnej ścierają się opinie w każdej sprawie. To rodzaj walki pomiędzy różnymi punktami widzenia i obroną swojej pozycji. Formy sporu to spór, dyskusja, polemika i inne.
Spotkanie. Ta forma interakcji w zespole ma na celu omówienie zagadnień, w których uczestniczą specjaliści.
Przemówienie publiczne. Z reguły jest to część imprezy masowej, na której prelegent przedstawia swoją relację na zadany temat. Ta forma komunikacji biznesowej charakteryzuje się ograniczeniem czasowym, ważne są również umiejętności oratorskie mówcy.
Korespondencja. Obejmuje następujące dokumenty: list, wniosek, zawiadomienie, zawiadomienie, e-mail, potwierdzenie i inne.

W niektórych formach komunikacji biznesowej (np. negocjacjach lub spotkaniu) można wykorzystać różne środki komunikacji, na przykład telefon, e-mail lub skype. Są to szybkie i niedrogie technologie, które pomagają pracownikom zdalnie zamykać transakcje i omawiać ważne kwestie. Ale korzystając z tych środków, nie wolno nam zapominać o osobliwościach etykiety: być uprzejmym i kompetentnym.

Jeżeli tłumacz jest obecny na międzynarodowym spotkaniu biznesowym, to komunikacja z partnerem zagranicznym będzie miała swoje własne cechy:

mowa powinna być powolna, lepiej pisać krótkie zdania;
należy wykluczyć stosowanie podpowiedzi, żartów i wyrażeń narodowych, które są trudne do przetłumaczenia na inny język;
najlepiej, aby tłumacz był świadomy głównych aspektów rozmowy jeszcze przed jej rozpoczęciem, aby ułatwić mu nawigację.

Jak osiągnąć pewien poziom pewności siebie?

Biznesowa komunikacja interpersonalna będzie skuteczna, jeśli podczas rozmowy zostanie osiągnięte zaufanie. Kilka rzeczy przyczynia się do wzrostu poziomu pewności siebie.

Przyjazna postawa. Napięta atmosfera w pracy stanie się poważną przeszkodą w nawiązaniu relacji zaufania z partnerem biznesowym.
Kompetencje rozmówcy w omawianych zagadnieniach. Przy słabej orientacji w temacie pracownik może zrobić złe wrażenie, a zaufanie traci nie tylko do niego, ale także do całej organizacji. Ważne jest, aby umieć odpowiedzieć na wszelkie pytania, aby przeciwnicy nie mieli żadnych wątpliwości co do współpracy.
Prawidłowa mowa, przejrzysta prezentacja Twoich myśli. Słowa muszą być rozumiane, lepiej mówić jednoznacznymi zwrotami, które można interpretować inaczej niż zamierzano.
Otwarta demonstracja każdej intencji. Komunikacja musi być niezawodna, bez rozpraszających manewrów, w przeciwnym razie rozmówcy nie będą sobie ufać.

W trakcie rozmowy biznesowej warto zrezygnować z negatywnych wypowiedzi na temat rozmówcy, a także utemperować własną samoocenę. Komunikując się, możesz bronić swoich przekonań, ale nie zapominaj, że druga strona też ma swoje stanowisko, które trzeba wziąć pod uwagę.

Znajomość umiejętności komunikacji opartej na zaufaniu jest niezbędna do pomyślnego zawierania transakcji i budowania długoterminowej współpracy między organizacjami.

Zapobieganie stresowi

W komunikacji biznesowej nie wyklucza się sytuacji stresowych. Stres pomaga układowi nerwowemu bronić się przed bodźcami. Stres może powstać w tym obszarze z powodu:

niespójność wymagań;
brak zrozumienia ich roli zaangażowanie we wspólną sprawę (czym właściwie jest „moja rola” i „mój wkład”);
apatia do aktywności (nieciekawa praca jest źródłem przewlekłego stanu nerwowego);
czynniki zewnętrzne, które zakłócają owocną pracę (może to być hałas, zimno i inne nieprzyjemne warunki zakłócające koncentrację);
duża ilość pracy;
strach przed popełnianiem błędów, zrujnowaniem reputacji, byciem mniej użytecznym niż wszyscy inni pracownicy.

Stres zwykle powstaje w wyniku konfliktu w pracy pomiędzy uczestnikami komunikacji biznesowej. Istnieją specjalne taktyki zarówno dla kierownika, jak i podwładnego. Ma za zadanie zapobiegać stanom nerwowym, a jednocześnie osiągnąć skuteczny efekt.

Lider potrzebuje:

staraj się trafnie oceniać swoich podwładnych, przydzielać im zadania współmierne do stopnia złożoności ich umiejętności;
nie denerwować się, gdy pracownik odmawia wykonania określonego zadania, lepiej byłoby omówić z nim przyczynę odmowy;

konieczne jest jasne określenie funkcji i uprawnień każdego pracownika, aby zapobiec ewentualnym konfliktom;

nie zapomnij o kompromisach, przeprosinach, ustępstwach. Należy porzucić ironię i sarkazm wobec podwładnych;

nie jest konieczne trzymanie się tego samego stylu przywództwa, musi być odpowiednie, a cechy pracowników powinny być brane pod uwagę;

krytyka podwładnego musi być konstruktywna, w żadnym wypadku nie należy go poniżać ani kwestionować jego cech osobistych;

musisz utrzymywać relacje z pracownikami oparte na zaufaniu i wspierać ich inicjatywę. Istnieją dowody z amerykańskiego badania, że podwładni rzadziej cierpieli na choroby, jeśli czuli, że ich szef wspiera ich, gdy byli zdenerwowani.

Ważne jest, aby zapewnić pracownikom relaks emocjonalny, powinni odpoczywać, łagodząc nagromadzony stres.

Podwładni potrzebują:

w przypadku niezadowolenia z warunków pracy i płac należy najpierw ocenić, czy organizacja będzie w stanie poprawić te parametry, warto omówić ten problem z kierownikiem. Jednocześnie ważne jest, aby monolog nie przypominał skargi czy oskarżeń. Najważniejsze jest osiągnięcie rozwiązania problemu, a nie pogarszanie relacji międzyludzkich;
jeśli jesteś przeciążony pracą, nie powinieneś brać na siebie dodatkowych zleceń, czasem musisz mieć możliwość odmowy. Najważniejsze jest to, że odmowa nie wygląda surowo, ważne jest, aby jasno powiedzieć, że możesz wykonać nowe zadanie, jeśli zostaniesz zwolniony z kilku istniejących obowiązków;
jeśli zamówienie nie jest jasne, nie bój się prosić o wyjaśnienia. To uwolni Cię od niepotrzebnego stresu podczas wykonywania zadania, które nie jest do końca jasne;
lepiej wyrzucić negatywne emocje w akceptowalnej formie. Nie należy kłócić się z szefem lub kolegami, lepiej podrzeć starą gazetę, a w dzień wolny pójść na aktywny sport (piłka nożna, tenis) lub odwiedzić salę fitness. Są to mądrzejsze ujścia dla gniewu;
jeśli praca jest zbyt stresująca, warto od czasu do czasu zrobić sobie przerwę. Dziesięć do piętnastu minut w ciągu dnia na relaks wystarczy, aby praca była wydajna;

lepiej zaplanować swoje działania z wyprzedzeniem, w tym plany awaryjne na wypadek awarii. Roztargnienie może wywołać stres, a dzięki dodatkowemu planowi możesz odizolować się od niepotrzebnych nerwów;

w negocjacjach lepiej dokładnie rozważyć strategię, w tym zastrzeżenia przeciwnika, aby szybko poruszać się po dialogu. W psychologii jest prawo - jeśli podświadomie będziesz gotowy na negatywny wynik i mentalnie go doświadczysz, to jeśli w rzeczywistości wystąpi porażka, łatwiej będzie sobie z tym poradzić;

warto rozróżnić relacje zawodowe i osobiste. Zdarza się, że krewni lub małżonkowie pracują w tej samej organizacji, dlatego lepiej w tym przypadku uzgodnić z wyprzedzeniem przestrzeganie etykiety biznesowej.

Lepiej zapobiegać stresowi niż sobie z nim radzić. Przestrzegając tych wytycznych w relacjach biznesowych ze współpracownikami i kierownictwem, możesz pracować efektywnie, zachowując spokój ducha.

Czynniki poprawy efektywności

Znajomość etykiety biznesowej to tylko połowa sukcesu. Ważne jest również, aby wiedzieć, jak poprawić skuteczność tego lub innego rodzaju komunikacji biznesowej. Główne czynniki, które przyczyniają się do sukcesu pracy zespołowej.

Menedżer powinien stwarzać pracownikom dogodne warunki do swobodnego omawiania pewnych problemów. Takie środowisko przyczyni się do rozwoju przyjaznych relacji w zespole.
Ważne jest, aby spotkanie zorganizować na czas, ważne jest, aby personel był na nie przygotowany.
Aby uniknąć sytuacji konfliktowych (krytyki, skarg, wzajemnych wyrzutów), menedżer musi stworzyć swobodną, ale roboczą atmosferę. Ważne jest, aby każdy uczestnik procesu czuł się znaczący. Ale najważniejsze jest, aby nie przesadzać z łatwością, w przeciwnym razie spotkanie biznesowe będzie przypominało spotkanie przyjaciół.
Pamiętaj, aby prowadzić ewidencję. Kierownik może robić notatki w zeszycie o konkretnych propozycjach i kto je przedstawia. Podczas spotkania niezbędne informacje zostaną zebrane w formie pisemnej, które można później wykorzystać podczas pracy.

Każdy pracownik musi być zaangażowany w proces. Każdy jest zobowiązany do zabrania głosu, a głos młodszych pracowników lepiej oddać starszym. Niedoświadczeni pracownicy nie będą mieli poczucia strachu przed wypowiedzeniem się po wyrażeniu opinii przez kierownictwo, więc lepiej dać im głos w pierwszej kolejności.

Lider musi brać pod uwagę opinię każdego członka grupy. Jeśli opinia jest błędna, warto zrozumieć powód tego stanowiska, w przeciwnym razie pracownik go nie zmieni.

I najlepiej unikać głosowania. Dzięki temu komunikacja biznesowa uwzględniająca te czynniki będzie nie tylko poprawna, ale i efektywna.

Notatka na każdy dzień: kluczowe przesłania

Aby interakcja między pracownikami przebiegała pomyślnie, musisz poznać podstawowe zasady codziennej etykiety biznesowej. I mają obowiązek stosować się do każdej osoby, a nie tylko do szefa. Obecność stabilnych, standardowych formuł jest integralną częścią budowania relacji zbiorowych na każdym stanowisku pracy.

Komunikacja na spotkaniu biznesowym wygląda następująco:

najpierw jest powitanie. Mężczyźni powinni być pierwszymi, którzy witają kobiety, a ci młodsi w wieku lub statusie powinni witać starsze pokolenia lub przywódców;
aby spełnić, musisz się przedstawić. Zwykle ten diagram wygląda tak: „Cześć, ja (imię), miło cię poznać”;
powitanie można uzupełnić komplementem biznesowym (nie jest to pochwała ani pochlebstwo), aby przekonać rozmówcę;
aby rozmowa biznesowa przebiegła pomyślnie, musisz być na nią przygotowany i przemyśleć swoje wystąpienie. Ważne jest, aby panowała pełna zaufania i przyjazna atmosfera;
po znalezieniu rozwiązania spotkanie biznesowe musi zostać zakończone. Najważniejsze, że nie powinno się żegnać na zawsze, lepiej podpowiedzieć rozmówcy o kontynuacji dalszej współpracy.

W sferze biznesowej mogą wystąpić sytuacje gratulacji z okazji konkretnego święta (od państwowego do osobistego). Te uprzejmości można składać zarówno ustnie, jak i pisemnie, przy czym list gratulacyjny ma wyższą wartość.

Jeśli pracownik stracił ukochaną osobę lub ktoś z jego otoczenia jest chory, ważne jest w tej sytuacji wyrażenie współczucia. Ale forma okazywania współczucia powinna być stonowana. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę reakcje emocjonalne mężczyzn i kobiet. Mężczyzna musi wczuć się w kilka słów, uścisk dłoni lub współczujący dotyk w ramię. Ważne jest, aby kobieta zapytała o to, co się stało i jej wysłuchała.

Jeśli chodzi o formy mowy, za pomocą których można wyrazić współczucie, optymalna forma to wyrażenie: „współczuję ci”, „współczuję ci” lub „przepraszam”. Możesz skorzystać z bardziej otwartych formularzy, na przykład: „Jak to się stało?? " "Jak mogę ci pomóc? "Lub" Jak się teraz czujesz?? "

Musisz znać te zasady, aby komunikacja biznesowa nie wykraczała poza, nie prowokowała sytuacji konfliktowych.

Posiadanie tych umiejętności pomoże pracownikowi zdobyć szacunek współpracowników i szefa, a następnie wspiąć się po szczeblach kariery. Dlatego przestrzeganie tych zasad na co dzień pomoże w budowaniu udanych relacji w miejscu pracy.