Rozmowa biznesowa: zasady, odmiany i etapy

Wyniki relacji biznesowych często zależą od osobistych negocjacji i dialogów. Kontakty biznesowe, nawiązywane pisemnie lub telefonicznie, rozwijane są w rozmowach osobistych. Uczestnicy wywiadu posługują się różnymi środkami komunikacji: używają nie tylko mowy, ale także gestów, mimiki, osobistego wpływu.

Oficjalna komunikacja, która ma swoją logikę i tradycje, wymaga specjalnego podejścia. Kieruje się zasadami i zaleceniami etycznymi oraz dyktuje potrzebę niezbędnych prac przygotowawczych. Jego koncepcje konstrukcyjne są bardzo jasne.

Cechy i funkcje

Rozmowa biznesowa to zazwyczaj rozmowa między dwoma rozmówcami, dlatego powinni oni brać pod uwagę specyfikę osobistą przeciwnika, jego motywy, cechy mowy oraz stosować etykietę. Komunikacja interpersonalna zapewnia różnorodne metody oddziaływania na rozmówcę.

Teoria zarządzania traktuje konwersację jako rodzaj specjalnie zaaranżowanej rozmowy tematycznej, mającej na celu uregulowanie celów administracyjnych. Rozmowy odbywają się w formalnej oprawie, a ich charakterystyka jest bardzo czytelna.

Rozmowa biznesowa, która ma określony temat i jest skoncentrowana na osobie, jest często prowadzona w ramach tej samej organizacji między pracownikami. Celem rozmowy jest chęć jednego uczestnika komunikacji za pomocą słów wpłynięcia na innego lub całą grupę pracowników w celu forsowania działań, zmian w istniejącym środowisku pracy lub w relacjach, poprawy ich jakości.

Kolejnym celem rozmowy biznesowej jest konieczność formułowania przez kierownictwo wniosków i decyzji na podstawie opinii i rozumowania pracowników.

Przewaga rozmów biznesowych nad innymi rodzajami komunikacji werbalnej to:

• w szybkości reakcji na uwagi rozmówców, co pomaga uzyskać pożądany rezultat;
• w podnoszeniu świadomości administratora poprzez rozliczanie, kontrolę i monitorowanie zasłyszanych podczas wywiadu punktów widzenia, osądów, przemyśleń, argumentów i wypowiedzi sceptycznych;
• w celowości elastycznego rozsądnego zestawu metod badawczych dla omawianego tematu, co jest konsekwencją rozwiązania problemu i roszczeń wszystkich stron.

W rozmowie biznesowej menedżer jest w stanie bezpośrednio odpowiedzieć na zgłoszone uwagi oraz uwzględnić punkt widzenia i zainteresowania pracowników dzięki efektowi informacji zwrotnej.

Rozmowa biznesowa skupia się na realizacji określonych funkcji:

• znajdowanie najnowszych trendów;
• uruchamianie obiecujących projektów;
• wymiana danych;
• regulacja inicjowanych działań;
• wzajemna komunikacja pracowników jednego przedsiębiorstwa;
• ułatwianie kontaktów biznesowych pomiędzy instytucjami, firmami, branżami.

Dobrze przemyślana i zorganizowana rozmowa biznesowa daje doskonałe efekty w zakresie poprawy wyników organizacji.

Podstawowe zasady

Wyniki rozmowy biznesowej i spotkań są nie tylko uwarunkowane przygotowaniem do niej, ale również determinowane przez konstrukcję samej rozmowy. Ugruntowane techniki przeprowadzania wywiadów i przestrzeganie ich zasad pozwalają uniknąć niepodważalnych błędów. Zawsze powinna panować atmosfera dobrej woli – ostre wypowiedzi są niedopuszczalne.

Zasada racjonalności zakłada powściągliwość w zachowaniu, zwłaszcza jeśli partner wykazuje emocjonalność. Brak kontroli nad emocjami zwykle negatywnie wpływa na podejmowaną decyzję. Tego rozwiązania nie można nazwać optymalnym.

Zasada zrozumienia jest konieczna, aby rozmówcy mogli znaleźć wspólną płaszczyznę dialogu i osiągnąć pożądany efekt.

W trakcie rozmowy koncentracja uwagi konwersacji zmienia się nawet przy braku czynników rozpraszających. Biorąc pod uwagę i zauważając takie niuanse, konieczne jest w tym momencie ponowne zwrócenie na siebie uwagi i wznowienie przerwanego kontaktu.

Zasada rzetelności dyktuje obowiązek przestrzegania autentyczności informowania rozmówcy – nawet jeśli podaje on nieprawdziwe informacje. Sprzyja dialogowi i osiąga pożądane cele.

Ważną zasadą psychologiczną jest określenie przedmiotu rozmowy z rozmówcą. Subiektywna postawa wobec przeciwnika może wpływać na obiektywność oceny wskaźników. Konstruktywna rozmowa opiera się na odróżnianiu wydarzeń z punktu widzenia, a opinii - od doświadczeń.

Wyszczególnienie takich ogólnych zasad prowadzenia rozmów biznesowych to zasady ich realizacji, które przyczyniają się do bezpieczeństwa i efektywności negocjacji.

Zasada podwójnego zainteresowania polega na tym, że każdy z rozmówców ma podwójne zainteresowanie: nie tylko istotę i treść tematu rozmowy, ale także współpracę z partnerem. Utrzymanie owocnego związku jest tak samo ważnym zadaniem w rozmowie, jak wymiana informacji.

Eksperci zalecają takie pokierowanie rozmową, aby nie kolidowała z relacjami między pracownikami a menedżerami. To wymaga:

• nie spiesz się z wnioskami na temat motywów i intencji rozmówców, opartych na ich własnych założeniach;
• w skupieniu słuchać przeciwnika i pokazać, że jest zrozumiany;
• wyrażaj swoje zainteresowanie i cele zamiast kłócić się o przeszłość, a myśli powinny być wyrażane jasno i jasno;
• omówić obiecujące działania.

Nacisk na zainteresowanie partnerem jest również uważany za istotną zasadę, która pomoże w poważnym ułatwieniu zadań obu rozmówcom. Zwroty: „zrozumiałe”, „ciekawe”, „miło wiedzieć”, naturalnie wkomponowane w rozmowę, stworzą miłą atmosferę i pomogą wyrazić zgodę i wzajemne zrozumienie. To samo zadanie można rozwiązać, kontaktując się z rozmówcą, nazywając go po imieniu i patronimem, a także nie okazując niepokoju i drażliwości.

Chęć wyjaśnienia dodatkowych lub pomocniczych informacji pomoże utrzymać zainteresowanie.

Nie powinieneś zrywać związku, kwestionując pewne punkty w wypowiedziach partnera. Można go pokazać niewerbalnie: spojrzeniem, tonem lub gestem.

Każda rozmowa to sposób na znalezienie wspólnej płaszczyzny. Aby dialog zakończył się sukcesem, nie zaleca się rozpoczynania go od sprzeczności. Zwykle zaczynają się od tematów, które mają te same opinie, na przykład o pogodzie. Odbywa się to po to, aby od samego początku nie zabrzmiała negatywna odpowiedź i nie trzeba było wkładać wysiłku w przekonanie rozmówcy. Eksperci zalecają, aby zawsze mieć wcześniej kilka przygotowanych fraz, na które odpowiedzi są tylko pozytywne.

Trening

Przygotowanie do rozmowy biznesowej rozpoczyna się od najważniejszego etapu – planowania, które polega na sformułowaniu problemów i zadań spotkania, a także stworzeniu planu negocjacyjnego i metod jego realizacji. Profesjonaliści doradzają:

• zastanów się i zważ zamierzony proces zamierzonej rozmowy, opracuj jej program;
• zebrać wszystkie niezbędne informacje o możliwym rozmówcy;
• testować skuteczność swoich argumentów, wymaganych do uzasadnienia ich przekonań i intencji;
• sprawdź spójność swoich definicji i myśli;
• zastanów się nad możliwościami reakcji rozmówcy lub przeciwnika na przedstawione argumenty.

Ustalenie czasu i miejsca przyszłej rozmowy uzależnione jest od stanowiska i instalacji uczestników. Może odbywać się na własnym, cudzym lub neutralnym terytorium. Po przeprowadzeniu przygotowania operacyjnego należy skontrolować i zredagować zebrane i przygotowane materiały oraz nadać ostateczną formę planowi przyszłego wywiadu.

Perspektywy pomyślnego zakończenia dialogu biznesowego wzrosną dzięki starannemu przygotowaniu do niego.

Struktura

Projekt rozmowy biznesowej składa się z 5 etapów:

• początek rozmowy;
• dostarczenie informacji;
• argumentacja;
• obalenie argumentów przeciwnika;
• zatwierdzanie propozycji.

Każdy z tych kroków opiera się na fachowej wiedzy, jasności, konsekwencji, do których dochodzą ważne w rozmowie cechy osobowości rozmówców. Rozmowę należy zaplanować na podstawie różnych prawdopodobnych opcji jej wyniku. Czasami trzeba ponownie wypowiedzieć niektóre argumenty.

W pierwszym etapie – na początku dialogu – ważne jest nawiązanie kontaktu z partnerem, zorganizowanie atrakcyjnego środowiska, zainteresowanie rozmówcy i przejęcie inicjatywy. Wskazane jest użycie specjalnych technik do rozpoczęcia dialogu. Obejmują one:

• sposób rozładowywania napięcia, przyczyniający się do nawiązania bliskiego kontaktu z przeciwnikiem;
• sposób na zaczepienie rozmówcy, pozwalający na szybkie wprowadzenie problemu;
• metoda pobudzania fantazji, polegająca na pojawieniu się dużej liczby pytań;
• metoda bezpośredniego podejścia do problemu.

Prawidłowe rozpoczęcie rozmowy to znajomość, dokładne sformułowanie jej celów i zadań, wyznaczenie tematu, przesłanie zasad rozpatrywania spraw.

Na etapie udzielania informacji należy poznać prośby i opinie partnera, jego motywy, argumenty i życzenia, przekazać planowane informacje, przeanalizować stanowisko rozmówcy.

W procesie argumentacji nie należy ignorować drobiazgów, które czasami mogą odgrywać decydującą rolę. Trzeba pamiętać o prostocie, jasności, przekonywaniu pojęć.

W fazie obalania wyroków przeciwnika jego uwagi należy zneutralizować. Aby to zrobić, musisz przedstawić swoje argumenty w sposób przekonujący, bez wątpienia, nie dopuszczając możliwości obalenia swojej opinii. Logika zaprzeczenia polega na analizie wątpliwych informacji, znalezieniu prawdziwej przyczyny, wyborze koncepcji i metody. W tym przypadku stosuje się różne techniki i sztuczki.

Na etapie podejmowania decyzji podsumowuje się wyniki argumentacji zaakceptowanej i zatwierdzonej przez rozmówcę, eliminuje negatywne niuanse i wnioski, utrwala i potwierdza osiągnięty wynik, proponuje tematy do dalszej współpracy. Na tym etapie nie należy okazywać niepewności, aby partner również nie zaczął wątpić w decyzję.

Zawsze trzeba mieć w zapasie dodatkowy argument na potwierdzenie swojej tezy na wypadek wahania przeciwnika. Zaleca się monitorowanie zachowania partnera w celu przewidywania jego dalszych działań.

Odmiany

Poniższa klasyfikacja jest nieodłącznym elementem niezależnych rodzajów rozmów biznesowych:

• przy ubieganiu się o pracę;
• po zwolnieniu;
• o problemie, który się pojawił;
• charakter dyscyplinarny.

Pierwszy typ to typ wprowadzający, którego głównym zadaniem jest poznanie i ocena cech biznesowych kandydata na stanowisko. Kierownik musi zadać kandydatowi tylko kilka podstawowych pytań zawierających informacje o osobie: poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe, posiadane umiejętności i zdolności, powody poszukiwania pracy, poziom wniosków o zapłatę. Czasami konieczne jest również wyjaśnienie cech osobistych.

Rozmowa o odejściu pracownika może mieć charakter dwojakiego rodzaju: dobrowolne rozliczenie lub przymusowe. W pierwszym przypadku administrator powinien znaleźć przyczyny zwolnienia - wynika to z dbałości o poprawę zarządzania organizacją. Zwykle w takich przypadkach można znaleźć przydatne informacje, które pozwolą rozwiązać niektóre problemy.

Trzeci typ to rozmowa z pracownikiem, z którym są zmuszeni się rozstać. Z reguły liderowi jest to bardzo trudne. W trakcie takiej rozmowy należy zachować delikatność, ale jednocześnie poprawnie i rzetelnie przedstawić roszczenia wobec niego. Istnieją specjalne zasady i wskazówki dotyczące prowadzenia takiej rozmowy.

Prowadząc problematyczne i dyscyplinarne rozmowy należy również zwracać uwagę na zaistniałe okoliczności, nie wolno działać pochopnie, należy dokładnie poznać przyczyny tego, co się stało i znaleźć rozwiązanie.

Metody argumentacji i przykładowa rozmowa, klasyfikacja

Konstrukcję argumentacji można oprzeć na metodach retorycznych i spekulatywnych. Retoryczne obejmują:

• fundamentalna, polegająca na bezpośrednim odwołaniu się do partnera;
• sprzeczność oparta na znajdowaniu niezgodności w argumentacji;
• technika podkreślania wniosków, która prowadzi do pożądanych rezultatów poprzez wnioski pośrednie;
• porównawczy;
• metoda rozczłonkowania polegająca na doborze poszczególnych części;
• metoda bumerangu;

Można rozważyć metody spekulacyjne:

• technika przesady;
• anegdota;
• technologia korzystania z autorytetu;
• technika wątpienia w tożsamość rozmówcy;
• sposób izolacji, który polega na prezentowaniu poszczególnych wyrażeń w zmodyfikowanej formie;
• przekształcenie kierunku, polegające na przejściu do innego zagadnienia, niezwiązanego ze sporem;
• represje, polegające na wyolbrzymianiu wtórnych problemów;
• technika urojeń, w której przekazywane są mylące informacje;
• odroczenie - przeciąganie rozmowy;
• apel oparty na apelu o współczucie;
• technika zniekształcająca;
• pytania o pułapkę.

Eksperci zalecają prowadzenie rozmów biznesowych w następujący sposób: zgłaszaj sugestie lub oceniaj coś w formie pytań i odpowiedzi, co pozwala zachować proaktywną pozycję, nie pozwalaj na kategoryczny ton, wezwij rozmówcę do aktywności i jednocześnie otrzymuj niezbędne informacje. Na przykład właściwe i racjonalne jest używanie zwrotów:

• "Jaka jest twoja opinia na ten temat? ";
• "Jak myślisz?.. ";
• „Czy dobrze zrozumiałem twój punkt widzenia?? ";
• „Czy nie powinniśmy sprawdzić z tobą jeszcze jednej opcji?? ";
• „Czy uważasz, że obecna sytuacja nie sprzyja twojemu osądowi?? ".

Rozmowa biznesowa przyczynia się do realizacji pragnienia ludzi zmiany sytuacji lub ustanowienia jakościowo nowych relacji między uczestnikami dialogu. Takie rozmowy są ważną częścią relacji w biznesie i polityce, stanowiąc nawiązanie powiązań między partnerami upoważnionymi przez ich organizacje do rozwiązywania problemów. Musisz mówić krótko.

Więcej informacji na temat zasad komunikacji biznesowej znajdziesz w następnym filmie.