Negocjacje biznesowe: rodzaje, zasady i przykłady prowadzenia

Negocjacje biznesowe są obecne w życiu każdego menedżera na każdym szczeblu. W rzeczywistości jest to rozmowa biznesowa, będąca formą ustnej wymiany informacji między kilkoma osobami. Oficjalne decyzje nie zawsze są podejmowane po negocjacjach biznesowych, ale są przydatne dzięki informacjom uzyskanym w trakcie rozmów.

Co to jest?

Negocjacje biznesowe to komunikacja biznesowa, która pomaga osiągnąć porozumienie między stronami. Negocjacje są konieczne, aby możliwe było omówienie z partnerem powstałego problemu, a także próba znalezienia rozwiązania, które zadowoli wszystkie strony. W dzisiejszych czasach bardzo ważne jest, aby wykwalifikowany manager potrafił prowadzić negocjacje biznesowe.

Negocjacje mogą pełnić następujące funkcje:

• Informacja - gdy strony chcą jedynie wymienić różne punkty widzenia w ramach przygotowań do głównych negocjacji.
• Rozmowny - w tym przypadku strony wolą nawiązywać nowe więzi, relacje.
• Kontrola, koordynacja działań. W takim przypadku negocjacje prowadzą partnerzy, którzy nawiązali już relacje biznesowe, a wystarczy, że wyjaśnią niektóre niuanse wcześniej nawiązanych relacji.
• Regulacyjne - ta funkcja jest niezbędna, jeśli potrzebujesz rozwiązać problem lub konflikt na czas, zakończyć wszelkie spory.

Negocjacje biznesowe można podzielić na dwa rodzaje – wewnętrzne i zewnętrzne. W ich zespole lub firmie prowadzone są negocjacje wewnętrzne. Negocjacje zewnętrzne to takie, w których obecna jest zaproszona strona, mogą to być partnerzy, konkurenci lub klienci. Negocjacje wewnętrzne często kończą się wzajemnymi porozumieniami. Tutaj dwie strony pracują nad uzyskaniem pozytywnego wyniku dla firmy: analizują, wyciągają wnioski i oferują najlepsze opcje wyjścia z obecnej sytuacji.

Absolwenci i profesorowie Harvardu wymyślili nowy rodzaj zasadniczych negocjacji. Tutaj ustępstwa i stanowczość stanowiska naprzemiennie. Znamy tę metodę jako „metodę marchewki i kija”. Istotą tej zasady jest utrzymanie twardego stanowiska, co pozwala nam na rozważenie przede wszystkim kluczowej istoty omawianego problemu lub zagadnienia.

Etyka: podstawowe zasady i wymagania

W przypadku partnerów biznesowych najlepiej przestrzegać zasad obowiązujących w środowisku biznesowym. To w przyszłości da ci możliwość nawiązania dobrych, silnych i wzajemnie korzystnych relacji.

W starożytnym Bizancjum „protokół” był pierwszą częścią dokumentu, który zwykle zawierał listę uczestników spotkania. Dziś jest to zbiór zasad, według których należy odprawiać różne ceremonie, kodeks ubioru, forma pism urzędowych i tak dalej.

Każde naruszenie przepisów protokołu będzie oznaczało, że ci, którzy naruszyli protokół, mogą mieć problemy. Ta strona musi przeprosić za swój błąd. Następnie niedopatrzenie musi zostać skorygowane. Ze względu na przestrzeganie protokołu podczas negocjacji i powitań, podczas obiegu dokumentów i obsługi różnych umów, spotkania biznesowe nabierają większego znaczenia.

Dzięki ustalonemu protokołowi podczas negocjacji panuje komfortowa i swobodna atmosfera komunikacji. Wszystko to tylko przyczynia się do tego, że osiągane są pożądane rezultaty dla stron.

Każdy kraj ma własne krajowe standardy etyczne. Ale w zasadzie ta koncepcja jest taka sama dla wszystkich.

Przygotowanie: cechy

Prawie całe przygotowanie do negocjacji (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych) podzielone jest na kilka elementów. Najważniejsze z nich to:

• zdefiniowanie problemu, dla którego konieczne jest prowadzenie negocjacji;
• szukaj tych, którzy pomogą rozwiązać napotkane problemy;
• ustalenie interesów (własnych i partnerskich);
• jasne sformułowanie planu i programu spotkania;
• w razie potrzeby wybierani są przedstawiciele delegacji;
• kwestie organizacyjne - zebranie dokumentacji, tabel, próbek i innych materiałów, które mogą być przydatne w negocjacjach.

Kolejność negocjacji jest następująca: po rozpoczęciu spotkania wszyscy obecni wymieniają niezbędne informacje, przedstawiają argumenty i kontrargumenty, analizują sytuację, podejmują decyzje, kończą negocjacje.

Rodzaje negocjacji

Spotkania mogą mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny, formalny lub nieformalny. To są ich główne style. Różnica w nich polega na obecności dokumentalnego utrwalenia pewnych punktów, protokołu negocjacji, cech poruszanych tematów i przedmiotu tej rozmowy.

Ze swej natury negocjacje można podzielić na partnerskie i wzajemne. Kontrnegocjacje są prowadzone w przypadku konfliktu między stronami, który wymaga rozwiązania. W takim przypadku decyzja musi być neutralna i odpowiadać obu stronom. Ten rodzaj rozmowy słynie z agresywności, ponieważ każda ze stron chce wygrać negocjacje. W tego typu rozmowach zwykle omawiane są partnerstwa, współpraca, rozwój stron.

Gradacja

Proces negocjacji można podzielić na kilka etapów. Ich struktura została ustalona dawno temu. Jednym z głównych etapów negocjacji jest rozmowa wprowadzająca, podczas której można wyjaśnić temat spotkania, rozwiązać pojawiające się kwestie dotyczące organizacji negocjacji. Może to być również spotkanie ekspertów, które zwykle odbywa się przed rozpoczęciem negocjacji między liderami a delegacjami.

Zakończenie, podsumowanie, charakterystyka spotkania musi być obecna.

Główne sześć etapów to:

• Trening. Właściwe przygotowanie do negocjacji biznesowych to 90% sukcesu. Pomimo ogromnej chęci działania improwizowanego, nie zaleca się ignorowania tego etapu przed spotkaniem. Następnie możesz dodać pośredni etap widoków.
• Wyjaśnienie. Nie działaj od razu, nie zaczynaj handlować. Postaraj się technicznie nawiązać kontakt z drugą stroną, określić jej standardy. Następnie spróbuj, za pomocą wcześniej przygotowanych pytań, dowiedzieć się, jakie interesy ma druga strona.
• Propozycje. Ten etap jest typowym sposobem rozwiązywania kontrowersyjnych sytuacji. Tutaj strony mogą wymieniać się propozycjami, ustalać gdzie i dlaczego miały nieporozumienia. Pamiętaj, aby rejestrować wszystkie nieporozumienia i spory.
• Okazja. Ta część spotkania wpływa na to, na co się zgadzasz. Tutaj możesz rozwiązywać wszelkie nieporozumienia, wymieniając informacje, ustępstwa. Skuteczne targowanie się to wymiana czegoś, co może mieć inną cenę i wartość dla każdego przeciwnika.

Taktyka: Przykłady dialogów

Do absolutnie wszelkich negocjacji konieczne jest wcześniejsze przygotowanie się. Podczas przygotowań wskazane jest zebranie niezbędnych informacji o partnerze, wcześniejsze przemyślenie argumentów dla swojej propozycji, a także wskazane jest przemyślenie i rozegranie z wyprzedzeniem wszystkich możliwych opcji dla wyniku rozmowy biznesowej.

Metod prowadzenia trudnych negocjacji jest mnóstwo. Istnieje kilka głównych.

Ostateczny

Tutaj twardy negocjator niemal natychmiast kładzie wszystkie karty na stole. Jednocześnie ogłasza absolutnie wszystkie zasoby, które ma na stanie (lub nie). Kalkulacja w tej taktyce negocjacyjnej opiera się na fakcie, że wszystkie opcje, które może przygotować druga strona, są od razu uważane za „złe” i „nieatrakcyjne” dla współpracy.

Jeśli przeciwnik twardej strony potraktuje tę informację jako fakt, pozostaje mu tylko przyzwolenie lub odejście. Wady tej metody to możliwa utrata potencjalnego partnera (ewentualnie w przyszłości).

Strona „ofiary” może targować się do końca. Możesz zgodzić się na warunki początkowe, ale po próbie zawalczenia o korzystniejsze warunki. Zdarzają się przypadki, gdy strona „ofiary” wygrywała negocjacje we własnym kierunku.

Po tym, jak twardy przeciwnik ogłosi wszystkie warunki „ofiarze”, możesz zgodzić się na rozmowę o tych warunkach. W takim przypadku „ofiara” może doprowadzić przeciwnika do scenariusza, którego potrzebuje, podając swoje argumenty.

Możesz stać w swojej pozycji sztywniej. Tutaj przeciwnik może już zastanowić się, co konkretnie straci, i zaakceptować warunki „poświęcenia” (z pewnymi poprawkami w jego kierunku).

W połączeniu ze słowami „Tak, ale pod warunkiem…” i przyjacielską rozmową, przeciwnik może się trochę zrelaksować. Ponadto „ofiara” może przejść do ofensywy. Celem tej gry jest kontynuacja rozmowy.

Huśtawka emocjonalna

Silny negocjator zmieni nastrój drugiej strony. Tu od twardego negocjatora dochodzą miłe słowa, potem oskarżenia. Sprzeczności z ust jednej osoby podczas jednej rozmowy sprawią, że „ofiara” nie będzie myślała o swojej propozycji. Może być w stanie zagubienia, może stracić stabilność psychiczną.

Aby przeciwstawić się silnemu przeciwnikowi w tego typu negocjacjach, „Ofiara” musi początkowo zrozumieć, że jest to gra i że odbywa się ona wyłącznie z jednym celem. Aby postawić stronę atakującą w martwym punkcie, wystarczy delikatnie, ale uporczywie poprosić o zrozumienie sytuacji, stosując metodę „zderzenia kryteriów”. Warunkiem jest, aby „ofiara” mówiła pewnie i nieagresywnie. Prowadzi to napastnika w ślepy zaułek i uniemożliwia zarzucenie przeciwnikowi niegrzecznych negocjacji.

Ultimatum na końcu rozmowy

W tej taktyce dwie poprzednie są dobrze połączone. Po pierwsze, twardy negocjator komunikuje się, organizuje przetargi i tak dalej. Wszystko idzie dobrze do momentu, gdy „ofiara” chce powiedzieć swoje ostateczne „tak”. Tutaj twarda strona jest w pełni zaangażowana w pracę i przystępuje do ataku, mówiąc: „Ta propozycja nie jest dla nas odpowiednia. Nie jesteśmy tym zainteresowani”.

Kalkulacja opiera się na fakcie, że zrelaksowana „ofiara” nie odrzuci trudnego negocjatora i będzie w stanie zaakceptować pierwsze warunki, które pierwotnie postawił twardy przeciwnik na początku negocjacji.

Podczas tej metody negocjacji obowiązuje szereg kategorycznych zakazów:

• Nie możesz zaakceptować żadnych oświadczeń w stosunku do siebie i do propozycji. Gdyby twardy przeciwnik miał jakieś uwagi na temat Twojej osobowości, natychmiast by je wyraził.
• Ta metoda rozmowy nie powinna kończyć się po pierwszej odmowie. W takim przypadku negocjacje są właściwe.
• Nie ma potrzeby przepraszać.
• Nie szukaj wymówek.
• Nie rezygnuj ze swoich stanowisk.
• Nie powinieneś też atakować w odpowiedzi ani okazywać agresji.
• Nie wystawiaj negatywnej oceny swojemu rozmówcy. Nie bądź taki jak on.
• Spróbuj zastąpić nieprzyjemne i negatywne słowa łagodniejszymi.

W tego typu negocjacjach możesz podjąć kilka kroków, aby przewrócić sytuację na swoją stronę:

• Zadawaj pytania wyjaśniające. Pracuj nad każdym indywidualnym stanowiskiem zwanym rozmówcą.
• Zapytaj o kryteria. Na przykład: „Czy dobrze rozumiem, że…”, „Co jest dla Ciebie ważne, nie wspomnieliśmy w rozmowie? ".
• Możesz spróbować narazić rozmówcę na wiodące pytania: „Czy to prawda, czy rozumiem, że targujesz się ze mną?? "," Myślę, że nasza propozycja nie jest odpowiednia. Czy możesz określić, co dokładnie?? ".

Sposób narzucenia swojej wizji rozmowy

Zgodnie z pewnymi zasadami etykiety w negocjacjach istnieje ramy czasowe na rozmowę, o której mówi się wstępnie na etapie wstępnym. Dlatego, gdy strony przychodzą do negocjacji, już rozumieją, co ich czeka. Na tej podstawie budują plan rozmowy, dobierają argumenty, taktykę, fakty. Twardą stroną w tym przypadku jest próba przełamania całego scenariusza negocjacyjnego, który już wcześniej przygotowałeś i narzucenia własnego.

Liczy się to na tym, że po złamaniu skryptu „ofiara” nie jest do końca gotowa do odbudowy i szybkiego reagowania na zaistniałą sytuację. „Ofiara” doznaje pewnego rodzaju urazu psychicznego, czuje, że jest kontrolowana.

Szybki przepływ rozmowy

Przed spotkaniem strony mogą uzgodnić szereg kwestii do omówienia podczas rozmów. Negocjator uważa, że ​​spotkanie potrwa co najmniej 40 minut. Jednak zaraz po spotkaniu twarda strona ogłasza, że ​​zostało tylko 10-15 minut i nie więcej. „Ofiara” przygotowywała swoją prezentację przez co najmniej 15 minut.

Ma pokazać słabą stronę ich słabości. Albo „ofiara” przestrzega zasad i wymagań, albo natychmiast odchodzi. W żadnym wypadku nie powinieneś się oburzać, bierz wszystkie słowa wypowiedziane przez surową stronę za prawdę, staraj się trzymać w wyznaczonym czasie.

Co możesz zrobić:

• Możesz się zgodzić. Lepiej jednak zignoruj. Negocjuj tak, jakby nic się nie stało.
• Spotkanie jest zwykle prowadzone przez kogoś, kto słyszy i zadaje właściwe pytania. Przede wszystkim nie przytłaczaj drugiej strony prezentacją siebie i swojej propozycji. Najpierw zapytaj go o jego potrzeby, jakie kryteria wyboru są dla niego ważne.
• Gdy już poznasz wszystkie jego potrzeby, możesz dać przeciwnikowi dokładnie to, czego chciał.

Zawsze można stosować różne manipulacje, budować strategie, ale zawsze trzeba być gotowym na kompromisy.

W kolejnym filmie znajdziesz metodykę prowadzenia negocjacji biznesowych (przygotowanie, techniki manipulacji oraz przykłady skutecznej komunikacji biznesowej).