Rodzaje komunikacji biznesowej

Komunikacja biznesowa pomaga budować relacje ze współpracownikami, podwładnymi, partnerami i klientami. W procesie komunikacji następuje wymiana nie tylko informacji, ale także doświadczeń, wiedzy w określonym obszarze. Etykieta biznesowa przenika absolutnie wszystkie sfery życia, istnieją różne rodzaje komunikacji biznesowej.

Bez znajomości pewnych zasad nie sposób prowadzić dyskusji na polu nauki, sztuki, produkcji czy nawet handlu.

Co to jest?

Komunikacja biznesowa jest ważną częścią ludzkiego życia. Etykieta biznesowa jest rodzajem wsparcia. W biznesie istnieje kilka form komunikacji. Wybór odpowiednich opcji powinien opierać się na osobistych i psychologicznych cechach uczestników dyskusji. Można wyróżnić następujące formy komunikacji:

• Rozmowa - kontakt ustny między rozmówcami, sprowadza się do omówienia ważnych problemów i zadań, wyjaśnienia niektórych niuansów związanych z pracą. W takim przypadku uczestnicy rozmowy powinni mieć prawo do radzenia sobie z różnymi zadaniami i podejmowania decyzji. Statusy rozmówców muszą być równe.
• Negocjacja mają sztywniejszą strukturę. Uczestniczą w nich zazwyczaj przedstawiciele różnych firm lub działów. Negocjacje służą do łączenia sił z partnerami zainteresowanymi rozwiązaniem konkretnego problemu.
• Na spotkaniu zaangażowana jest grupa lub duży krąg zainteresowanych i zaangażowanych osób. Spotkanie obejmuje zbieranie, analizę informacji, wymianę danych, a także podejmowanie decyzji w kontrowersyjnych kwestiach.
• Wydajność - w tym przypadku jedna osoba lub mała grupa dzieli się z publicznością niezbędnymi informacjami. W tym przypadku przekaz nie ogranicza się do dyskusji na dany temat, ale jest prezentowany jako informacja. Ta forma komunikacji wymaga od mówcy cech przywódczych, umiejętności pozostania w społeczeństwie, a także umiejętności oratorskich.
• Korespondencja - pośredni sposób komunikacji, pełni szczególną rolę w komunikacji korespondencyjnej. Ten rodzaj komunikacji obejmuje nakazy, protokoły, rezolucje, prośby, raporty, pisma urzędowe, instrukcje i tak dalej. Korespondencja służy do komunikacji między działami lub organizacjami. Podczas prowadzenia korespondencji należy przestrzegać określonych zasad.

Wszystkie oficjalne komunikaty muszą odpowiadać przyjętym szablonom, konieczne jest również poprawne i bezbłędne sporządzenie tekstu.

Komunikacji biznesowej trzeba się nauczyć. Osobiste cechy i demonstracja własnego „ja” schodzą na dalszy plan. Najważniejszą rzeczą jest umiejętność uwzględnienia interesów i życzeń przeciwnika i połączenia ich z wymaganiami w taki sposób, aby obie strony osiągnęły pożądany rezultat.

Komunikacja biznesowa składa się z kilku etapów:

• Tworzenie motywu. Bez tego nie będziesz w stanie osiągnąć efektywnej interakcji.
• Przygotowanie do komunikacji - to sporządzenie planu rozmowy, przygotowanie argumentów i informacji. Niezbędne jest również przygotowanie listy zadań do rozwiązania podczas dyskusji.
• Początek rozmowy. Konieczne jest nawiązanie kontaktu, po czym konieczne jest stworzenie „klimatu relacji” sprzyjającego rozmowie.
• Sformułowanie problemu - zwrócenie uwagi na szereg problemów, określenie stanowiska i wizji tego zadania. Pamiętaj jednak, że musisz wcześniej przygotować tezy na temat rozmowy i być gotowym na udzielenie odpowiedzi na zadane pytania.
• Wymiana informacji - ustalenie pozycji rozmówcy. Ważne jest, aby utrzymywać komunikację i odpowiadać na pytania w przystępnym języku urzędowym, w razie potrzeby pomijając fachową terminologię.

Zasady dialogu korporacyjnego

We współczesnym społeczeństwie ludzie świadomie przestrzegają zasad komunikacji biznesowej, aby osiągnąć określone cele w środowisku korporacyjnym. W biznesie nie wystarczy zajmować określoną pozycję, ale trzeba też wzmacniać relacje z różnymi ludźmi. Ogromne znaczenie ma:

• Zdolność do zdobywania ludzi i pozostawania w społeczeństwie to ważne aspekty dialogu korporacyjnego. Aby to zrobić, musisz być w stanie jasno i jasno formułować swoje myśli, kompetentnie argumentować swój punkt widzenia.
• Dane analityczne i umiejętność podejmowania szybkich decyzji są zawsze po Twojej stronie. Komunikując się z partnerami pamiętaj, że wszystkie strony są zainteresowane szybkim rozwiązywaniem sporów.
• Ważne jest, aby wziąć pod uwagę cechy kulturowe i tradycje narodowe rozmówcy: niewątpliwie niektóre zwyczaje i normy przyjęte w innym kraju mogą wydawać się niedopuszczalne lub obraźliwe.

Jeśli opanujesz umiejętności prowadzenia dialogu korporacyjnego, coraz łatwiej będzie Ci budować relacje z partnerami i współpracownikami, komunikować się z konkurencją i osiągać swoje cele. Ponadto bez wątpienia otworzą się przed tobą perspektywy kariery.

Odmiany

Podstawowe pojęcia i normy etyki biznesu powinny być znane każdej szanującej się osobie. Trzeba zrozumieć, że w biznesie komunikacja między ludźmi budowana jest nie na zasadzie wzajemnego uchwycenia nastroju partnerów, ale według pewnych standardów. Istnieją następujące rodzaje komunikacji biznesowej (według celu funkcjonalnego):

• Werbalna i niewerbalna - polegają na konieczności monitorowania mowy, mimiki, gestów i postawy. W komunikacji niewerbalnej pozycja ramion, nóg, spojrzenia, pochylenie głowy i mimowolne ruchy mogą powiedzieć znacznie więcej o uczuciach i nastroju danej osoby niż mówienie. Warto nauczyć się kontrolować mimikę i gestykulację.
• Pisemne i ustne. Dla każdej formy komunikacji wyróżnia się odrębne pojęcia i normy. Pisemna forma komunikacji obejmuje każdy dokument poświadczony podpisami i pieczęciami. Ustne - planowanie spotkań, spotkań, negocjacji, raportów i innych form komunikacji biznesowej.

• Zdalny i osobisty. Komunikacja na odległość obejmuje rozmowy telefoniczne, korespondencję pocztową. Szczególną uwagę przywiązuje się do wzorca intonacji wypowiedzi, zwięzłości przekazu. Nie można używać gestów.

W komunikacji osobistej oceniany jest wygląd rozmówcy, intonacja, a także komunikacja niewerbalna.

Style

Każdy styl ma pewne cechy. Musisz być w stanie je zrozumieć.

Klasyfikacja stylów:

• Autorytatywny. Opiera się na niezaprzeczalnej władzy szefa i bezwzględnym podporządkowaniu pracowników. Wszelkie decyzje podejmowane są indywidualnie i nie są omawiane z zainteresowanymi lub zaangażowanymi stronami.
• Demokratyczny - główną cechą jest wspólne omówienie zagadnień i chęć wzajemnego zrozumienia. W komunikacji z rozmówcą wykorzystywane są prośby, rekomendacje i motywacje.
• Tolerancyjny lub formalny - określa minimalny udział szefa w zarządzaniu personelem, negocjacjach i podejmowaniu decyzji. Trudne sprawy i ryzykowne podejmowanie decyzji przenoszą się na innych. Skuteczność takiego zarządzania nie zależy już od lidera, ale od poziomu rozwoju grupy.
• Liberał - skrzyżowanie stylów autorytarnych i demokratycznych. Dyskusja o różnych sprawach z partnerami lub współpracownikami jest minimalizowana, ale jest używana w rzadkich przypadkach i tylko w celu przeniesienia odpowiedzialności na przeciwnika.
• Oficjalny biznes - zakłada ścisłe przestrzeganie norm komunikacyjnych, klisz mowy i przepisów komunikacji biznesowej, gdzie nie ma miejsca na manifestację indywidualności.
• Naukowy - mowa surowa, krótka i wytrwała, adekwatna tylko w dziedzinie nauki i edukacji. Wykorzystywane w badaniach lub nauczaniu.

Cele

Komunikacja biznesowa dotyczy wszystkich zewnętrznych aspektów zachowania i dzieli się na kilka obszarów:

• uczestnicy rozmowy mają wspólne cele i motywy;
• rozmowa odbywa się w tym samym przedziale czasoprzestrzennym;
• pomiędzy wszystkimi uczestnikami dyskusji zbudowano wyraźną hierarchię komunikacji, rozłożone są statusy społeczne;
• uczestnicy komunikacji w komunikacji przestrzegają ogólnie przyjętych zasad i norm.

Komunikacja biznesowa pozwala szybko nawiązać niezbędne kontakty, pozyskać wsparcie wiarygodnych klientów. Pomaga budować relacje.

Istnieją 4 główne funkcje komunikacji biznesowej:

• Informacja i komunikacja - polega na gromadzeniu i przekazywaniu określonych informacji oraz wymianie wiedzy i doświadczeń.
• Interaktywny - ze względu na proces interakcji między ludźmi. Znajduje zastosowanie w procesie interakcji (zachowań, działań i decyzji partnerów).
• Percepcyjny - jest zrozumienie drugiej osoby. Nawiązanie lub osłabienie kontaktu następuje na zasadzie wzajemnego zrozumienia.
• Regulacyjna i komunikatywna - pozwala dostosować zachowanie uczestników dyskusji. Aby to zrobić, musisz biegle posługiwać się specjalnymi technikami: umieć przekonywać, znajdować kompromisy i iść na ustępstwa.

Ponadto w kontaktach z ludźmi biznesu należy wziąć pod uwagę specjalne zasady. Wszelkie komunikaty, komunikaty i informacje muszą być zgodne z trzema filarami:

• pod względem treści – przekazywane komunikaty i informacje powinny być jasne i zwięzłe;
• część ekspresyjna - odnosi się do komponentu emocjonalnego;
• strona motywacyjna - ukierunkowana na myśli i uczucia rozmówcy.

Etykieta mowy

Podczas komunikacji osoba zwraca uwagę na mowę i głos rozmówcy. Jest oceniany według określonych wskaźników:

• Słownictwo - brak pasożytniczych słów i kompetentna, ekspresyjna mowa pozwalają śmiało zadeklarować, że dana osoba jest wykształcona i kulturalna.
• Zrozumiała mowa a poprawna wymowa słów jest kluczem do sukcesu każdej osoby.
• Intonacja - pozwala na umieszczenie niezbędnych akcentów.
• Tempo mowy - powolna mowa wywoła melancholię, a szybka mowa nie pozwoli skoncentrować się na przekazywanych informacjach.
• Omówienie pozytywnych i negatywnych cech konkurentów. Staraj się dotykać takich tematów z najwyższym taktem i ostrożnością. Jest to rodzaj nieszkodliwej manipulacji, która pomoże zdobyć rozmówcę.
• Połączenie długich i krótkich fraz. Ta technika pozwoli ci utrzymać uwagę rozmówcy.

Etykieta mowy jest w jakiś sposób związana z konkretną sytuacją komunikacyjną. Ponieważ każda osoba należy do społeczeństwa, bez przestrzegania pewnych zasad, niemożliwe jest budowanie wzajemnie korzystnych relacji w żadnej dziedzinie życia.

Notatka na każdy dzień: streszczenia

Aby zyskać szacunek wśród współpracowników i partnerów, należy wziąć pod uwagę niektóre niuanse:

• Omówienie pozytywnych i negatywnych cech konkurentów. Staraj się dotykać takich tematów z najwyższym taktem i ostrożnością. Jest to rodzaj nieszkodliwej manipulacji, która pomoże zdobyć rozmówcę.
• Połączenie długich i krótkich fraz. Ta technika pozwoli ci utrzymać uwagę rozmówcy.
• W środowisku biznesowym nie należy pokazywać osobistych preferencji i emocji przy rozwiązywaniu różnych zadań. Interesy firmy, którą reprezentujesz, oraz interesy rozmówcy odgrywają główną rolę. Nie powinieneś przełączać się na podniesione tony ani wdawać się w słowną potyczkę: wszelkie przejawy emocji negatywnie wpłyną na twoją reputację i wizerunek.
• Nie mieszaj pracy i życia osobistego. Relacje z kolegami nie powinny wpływać na rozwiązywanie problemów firmy. Jeśli nie możesz zbudować ciepłej relacji z osobą, nie oznacza to, że powinieneś ignorować jego opinię i rady przy rozwiązywaniu typowych problemów. Umiejętność oddzielenia relacji osobistych od biznesowych pomaga skoncentrować się na pożądanych zadaniach i rozwiązywać spory.

W kolejnym filmie czekają na Ciebie najważniejsze umiejętności komunikacji biznesowej.