Psychologia komunikacji biznesowej

Kategoria Etykieta

Zadowolony

Co to jest?
Osobliwości
Normy i zasady
Podstawy etyczne
Rodzaje rozmówców
Style i techniki

Ludzie biznesu mają dziś wiele sposobów komunikowania się z klientami, współpracownikami i innymi interesariuszami. Zrozumienie charakteru komunikacji biznesowej może pomóc w osiągnięciu celów firmy i zarządzaniu codziennymi sprawami.

Co to jest?

W psychologii termin „komunikacja” oznacza wymianę informacji między ludźmi za pośrednictwem wspólnego systemu symboli. Ta definicja komunikacji obejmuje dwa aspekty:

Po pierwsze, jest coś, co jest przekazywane, na przykład fakty, uczucia, idee i tak dalej. Oznacza to, że w procesie komunikacji ktoś musi otrzymać przekazywane informacje.
Po drugie, powyższa definicja podkreśla element zrozumienia w procesie komunikacji. Zrozumienie zostanie osiągnięte tylko wtedy, gdy odbiorca wiadomości zrozumie ją w tym samym sensie, co nadawca. Dlatego bardzo ważna jest prawidłowa interpretacja przekazu.

Komunikacja biznesowa to wymiana informacji, faktów i pomysłów związanych z biznesem. W dobie globalizacji każde przedsiębiorstwo, duże czy małe, wymaga odpowiedniej komunikacji biznesowej, zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.

Na przykład bardzo ważne jest poinformowanie konsumentów końcowych o wytwarzanym produkcie. Komunikacja odgrywa w tym obszarze kluczową rolę.

Osobliwości

Główne cechy komunikacji biznesowej obejmują następujące elementy:

Segmentacja. Nawet w małych organizacjach błędem byłoby założenie, że wszyscy pracownicy mają te same potrzeby, zainteresowania i pragnienia, jeśli chodzi o komunikację biznesową. Skuteczna komunikacja biznesowa jest podzielona na segmenty pod kątem potrzeb konkretnych odbiorców. Na przykład pracownicy pracujący w środowisku administracyjnym będą mieli inne potrzeby i inny dostęp do informacji niż pracownicy pracujący w środowisku produkcyjnym.
Konkretność. Skuteczna komunikacja biznesowa musi być konkretna, a im bardziej konkretna, tym bardziej odpowiada jej specyfice.
Dokładność. Gdy informacje są niedokładne, traci się wiarygodność. Nadawca tych informacji również traci zaufanie. Skuteczna komunikacja biznesowa musi być dokładna zarówno pod względem przekazywanej treści, jak i prostych rzeczy, takich jak gramatyka, ortografia i interpunkcja.
Aktualność. Pracownicy muszą być świadomi tego, co dzieje się w ich organizacjach i w otoczeniu zewnętrznym, ponieważ ma to na nich wpływ. Komunikowanie się z pracownikami na czas jest trudniejsze niż kiedykolwiek wcześniej, ale niezbędne do skutecznej komunikacji biznesowej.

Powtarzalność. Jeśli wiadomość zostanie wysłana tylko raz, nie możesz mieć pewności, że dotarła do odbiorcy. Skuteczna komunikacja biznesowa wymaga częstej komunikacji, aby zapewnić wszystkim pracownikom potrzebne informacje. Poza tym pracownicy się zmieniają, niektórzy odchodzą, inni dołączają do firmy, a wszystko to wymaga aktualizacji informacji.

Wielokanałowy. Firmy mają wiele kanałów komunikacji – od tradycyjnych (druk, fora dyskusyjne, spotkania) po nowe (poczta elektroniczna, blogi, portale społecznościowe). Wszystkie te kanały należy wykorzystać, aby zapewnić pracownikom otrzymywanie informacji w różnych warunkach.

Bezpośredniość. Eksperci twierdzą, że komunikacja twarzą w twarz jest nadal najskuteczniejsza i powinna być stosowana, gdy tylko jest to możliwe. Oczywiście w bardzo dużych organizacjach może to być trudne, ale nawet wtedy alternatywą może być wideokonferencja lub korzystanie z webinarów.

Sprzężenie zwrotne. Pracownicy powinni mieć możliwość dzielenia się swoimi opiniami, opiniami i przemyśleniami z menedżerami i pracodawcami. Komunikacja dwustronna jest skuteczna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Czasami musisz pracować z kimś, kogo nie lubisz lub po prostu nie możesz znieść. Ale ze względu na swoją pracę ważne jest, aby utrzymywać z nimi dobre relacje biznesowe. W takim przypadku postaraj się lepiej poznać daną osobę. Prawdopodobnie doskonale wie, że go nie lubisz, więc zrób pierwszy krok: rozpocznij poufną rozmowę lub zaproś go na wspólny lunch. Podczas rozmowy skup się na szukaniu rzeczy, które możesz mieć wspólnego: zapytaj o rodzinę, zainteresowania, przeszłe sukcesy.

Pamiętaj tylko - nie wszystkie Twoje relacje biznesowe będą świetne; ale przynajmniej mogą być wykonalne.

Kultura korporacyjna jest ważna dla skutecznej komunikacji biznesowej. Przyczynia się do utrzymania etykiety biznesowej w pracy, ponadto badania w tym obszarze wskazują na bezpośredni związek między kulturą korporacyjną a obrotem handlowym firm.

Normy i zasady

Eksperci wymieniają sześć podstawowych psychologicznych zasad komunikacji biznesowej:

Wzajemność. Wzajemność w biznesie to wzajemne oczekiwania w wymianie wartości. Jeśli jedna osoba coś daje, oczekuje się, że odbiorca da coś w zamian. Wzajemność buduje zaufanie między partnerami, a ich relacje rozwijają się na lepsze.
Przekonywanie. Znajomość produktu, trendów, wyników badań negocjacyjnych sprawi, że będziesz o wiele bardziej przekonujący. Ważne jest, aby pokazać swoją świadomość, aby zdobyć zaufanie partnera.
Obowiązek. Zawsze wypełniaj swoje zobowiązania, nie tylko pisemne, ale także ustne. Pamiętaj, że nawet uścisk dłoni jest symbolem porozumienia. Jeśli masz trudności z zapamiętaniem tego, co powiedziałeś w takim czy innym momencie, zapisz. Wydasz się niezbędną osobą.
Sekwencja. Zawsze bądź konsekwentny w swoich czynach i działaniach i nigdy nie zmieniaj swoich zasad biznesowych.
Dążenie do konsensusu. Konsensus oznacza, że wszyscy akceptują i popierają decyzję oraz rozumieją powody jej podjęcia. Konsensus jest możliwy między partnerami, jeśli mają wspólne wartości i cele, a także istnieje między nimi zgoda w konkretnych kwestiach i wspólnym kierunku.
Osobiste współczucie. Bardziej prawdopodobne jest, że będziemy wchodzić w interakcje z ludźmi, którzy wyraźnie dają do zrozumienia, że nas lubią iw których obecności czujemy się ważni. Atrakcyjność fizyczna odgrywa w tym rolę, ale podobieństwa są również bardzo skuteczne. Apelujemy do osób podobnych do nas pod względem ubioru, wieku, statusu społeczno-ekonomicznego.

Podstawy etyczne

Komunikacja jest etyczna, gdy jest bezpośrednia, uczciwa i oparta na wzajemności. Jeśli komunikacja ma na celu ukrywanie prawdy lub krzywdzenie innej osoby, nie może być etyczna.

Chociaż etyka to nie to samo co moralność, istnieje silny związek między tymi koncepcjami: moralność to wyobrażenia o tym, co jest dobre, a co złe, a etyka to zasady zachowania, na które mają wpływ przekonania moralne. Dlatego etyka komunikacji jest silnie uzależniona od zasad moralnych:

Uczciwość. Ogólnie rzecz biorąc, komunikacja etyczna to uczciwa komunikacja. Chociaż zdarzają się sytuacje, w których bardziej etyczne byłoby okłamywanie na przykład domniemanego zabójcy na temat miejsca pobytu potencjalnej ofiary, są to raczej wyjątki niż reguła. Co więcej, uczciwość to coś więcej niż tylko prawda; oznacza to otwartość, dobrowolne przekazywanie wszelkich posiadanych informacji, nawet jeśli zagraża to twoim krótkoterminowym interesom. Zaufanie do ludzi jest ściśle związane z uczciwością. Budowanie środowiska zaufania to droga do etycznej komunikacji w środowisku biznesowym.
Otwartość. Otwartość jest jednym z kluczy do etycznej komunikacji. W komunikacji oznacza to otwartość na różne pomysły i opinie, a także gotowość do wyrażania własnych opinii, nawet jeśli nie oczekujesz, że zostaną zaakceptowane.

Środowisko biznesowe, w którym ludzie nie mogą swobodnie wyrażać swoich opinii, nie może być etyczne, ponieważ nietolerancja odmiennych opinii oznacza nietolerancję informacji niezbędnych do długiego i pomyślnego istnienia organizacji.

Lojalność. W kontekście komunikacji biznesowej lojalność oznacza poświęcenie niezbędnego czasu i zasobów na kompleksowe omówienie zagadnień. Tylko wtedy każdy będzie miał szansę zostać wysłuchanym.

Budowanie konsensusu. Etyczna komunikacja jest zorientowana na cel, a nie na status. Styl komunikacji, w którym różne grupy łączą się w przeciwstawnych obozach i kierują się przede wszystkim własnymi interesami, nie daje nic organizacji jako całości. Etyczny dla organizacji to styl komunikacji, w którym ludzie szukają konsensusu, a nie konfrontacji i koncentrują się na robieniu dla firmy tego, co mogą. Tak więc, ponieważ pomaganie organizacji jest imperatywem moralnym, osiąganie konsensusu jest etycznym stylem komunikacji.

Rodzaje rozmówców

Uważa się, że istnieje sześć głównych typów rozmówców. Aby lepiej przygotować się do ważnych rozmów, ważne jest, aby wiedzieć, jakiego typu jesteś:

Odblaskowy. Jesteś refleksyjnym rozmówcą, jeśli czujesz nastrój swojego partnera podczas komunikacji. Twoja mowa jest miękka, spokojna, jesteś wrażliwy, rozumiesz rozmówcę i lubisz budować relacje z innymi ludźmi.

Sędzia. Jesteś „sędzią” rozmówcą, jeśli analizujesz tematy i problemy, wyjaśniasz główne punkty, a następnie skutecznie wyjaśniasz je innym. Prowadzisz rozmowę i prowadzisz ją bezpośrednio i przekonująco.

szlachetny. Jesteś typem „szlachetnego” rozmówcy, jeśli lubisz otwartą komunikację i łatwo jest porozumieć się z Tobą innym osobom. Jesteś również skupiony i zawsze idziesz prosto do celu.

poseł. Rozmówca typu „zastępca” jest dyplomatyczny i wykorzystuje komunikację do zakończenia konfliktów. Mówi też cicho, jest czarujący i sprawia, że ludzie czują się komfortowo.

Sokrates. Rozmówca taki jak „Sokrates” jest dobrze zorientowany w rozwiązywaniu problemów i przekonuje innych, lubi długie debaty. Jest szczegółowy i dobrze poinformowany, a jego opinie są doceniane przez innych.

Urzędnik. Ten typ rozmówcy wykorzystuje komunikację, aby realizować swoje marzenia i odnosić sukcesy w pracy iw domu. To sprytny i strategiczny typ.

Style i techniki

Eksperci twierdzą, że istnieją cztery główne style komunikacji: analityczny, intuicyjny, funkcjonalny i osobisty. Żaden styl komunikacji nie jest z natury lepszy od innego. Jednak wybór niewłaściwego stylu komunikacji dla określonej grupy odbiorców może powodować problemy:

Styl analityczny. Komunikacja w stylu analitycznym polega na operowaniu na twardych danych i liczbach rzeczywistych. Osoby komunikujące się w tym stylu unikają okazywania uczuć i emocji podczas mówienia. Dużym plusem analitycznego stylu komunikacji jest to, że możesz analizować problemy w sposób logiczny i bezstronny. Oznacza to, że ludzie widzą, że jesteś dobrze poinformowany i masz duże doświadczenie analityczne. Potencjalną wadą prowadzenia analitycznego stylu komunikacji jest to, że możesz być uważany za zimny lub niewrażliwy.

Intuicyjny styl. Komunikując się w sposób intuicyjny, wolisz zakryć cały obraz i unikać szczegółów, bojąc się, że w nich ugrzęźniesz. Dzięki temu możesz przejść od razu do sedna problemu, a nie krok po kroku. Zaletą tego stylu jest to, że komunikujesz się szybko i dokładnie, łatwo zagłębiasz się w duże i złożone problemy. Jednak w sytuacji, która naprawdę wymaga szczegółów, możesz nie mieć cierpliwości.

Funkcjonalny styl. Ten styl zakłada metodologię, obecność przemyślanych planów, dokładne daty. Ludzie, którzy komunikują się w tym stylu, są dobrymi wykonawcami, którzy nigdy niczego nie przegapią. Potencjalną wadą funkcjonalnego stylu komunikacji jest to, że możesz stracić uwagę odbiorców, zwłaszcza gdy rozmawiasz z intuicyjnymi rozmówcami.

Osobisty styl. Komunikując się w osobistym stylu, czujesz emocjonalny związek ze swoim partnerem i pozwala ci to wiedzieć, co naprawdę myśli. Jesteś dobrym słuchaczem i dobrym dyplomatą, wiesz jak łagodzić konflikty, utrzymywać dobre relacje z wieloma ludźmi. Ten styl pozwala na budowanie głębokich relacji osobistych. Ludzie często do Ciebie przychodzą, ponieważ potrafisz połączyć różne grupy. Wadą tego stylu komunikacji jest to, że czasami można zirytować analitycznego typu rozmówców, którzy lubią twarde liczby i logiczne dyskusje.